Aakkosellinen arkistointi on perustavanlaatuinen tapa järjestää asiakirjoja, joiden avulla voit nopeasti tallentaa, käyttää ja hallita henkilökohtaisia ja yritystiedostojasi
Ottamalla aakkosjärjestyksen käyttöön elämässäsi varmistat, että kaikki asiakirjat ovat suojattuja ja helposti saatavilla. On monia sääntöjä siitä, miten aakkosjärjestyksessä arkistoidaan englanniksi järkevän arkistointijärjestelmän säilyttämiseksi. Onneksi uusien asiakirjojen aloittaminen on helppoa, eikä se silti ole vaikea muutos, jos joudut järjestäytymään uudelleen!
Askeleet
Osa 1/2: Arkistointi aakkosjärjestyksessä
Vaihe 1. Päätä käyttämäsi aakkosjärjestys
Jopa sellainen näennäisen yksinkertainen asia kuin aakkosellinen arkistointi tarjoaa useita vaihtoehtoja. On tärkeää, että valitset yhden järjestelmän ja käytät sitä johdonmukaisesti.
- Kirjain kerrallaan arkistointi tarkastelee jokaisen sanan jokaista kirjainta esiintymisjärjestyksessä jättämättä huomiotta sanojen välisiä välilyöntejä.
- Sanakohtainen arkistointi järjestää kohteet kunkin sanan ensimmäisen kirjaimen perusteella peräkkäin.
- Yksikkökohtainen arkistointi ottaa huomioon jokaisen sanan, lyhenteen ja alkutilauskohteet näiden mukaisesti. Yksikkökohtaista järjestelmää suositellaan yleensä.
Vaihe 2. Ryhmittele kohteet
Kun olet tallentanut kaikki tiedostot, päätä, miten haluat ryhmitellä tiedostot. Voit valita sanakirjamuodon, jossa kaikki tiedostot on järjestetty aakkosjärjestykseen tiedostotyypistä tai sen sisältämistä kohteista riippumatta. Voit myös käyttää tietosanakirjamuotoa, jossa kohteet on ryhmitelty tyypin tai aiheen mukaan ja sitten jokainen ryhmä on järjestetty aakkosjärjestykseen.
Jos sinulla on paljon erityyppisiä kohteita (reseptejä, verotodistuksia, kirjeitä jne.), Voi olla hyödyllistä käyttää tietosanakirjaa. Ryhmittele kohteet ensin tyypin mukaan ja sitten aakkosjärjestyksessä kunkin ryhmän kohteet. Pidä ryhmät erillään jakajilla tai värikoodeilla
Vaihe 3. Indeksoi tiedostot
Indeksointi on tapa sijoittaa otsikon jokainen osa oikeaan yksikköön. Jos haluat indeksoida kohteita ennen niiden lähettämistä, sinun on eriteltävä kunkin kohteen nimen osat ja luotava uusi aakkosellinen nimi, joka voi poiketa vakiotunnuksesta. Esimerkiksi:
- Oletetaan, että sinulla on seuraavat kohteet indeksoitavaksi ja arkistoitavaksi: artikkeli aardvarkeista nimeltä "Noardurnal Feeding of Aardvarks", huomattavan aardvark -asiantuntijan Jane A. Doen elämäkerta ja mainosesite Detroitin eläintarhan aardvark -näyttelystä.
- Jane A.
- Artikkeli”Aardvarksin yöllinen ruokinta” voidaan indeksoida sellaisenaan, jos valitset sanakirjatyyppisen ryhmittelyn. Se voidaan jättää N -kirjaimen alle ("yöllinen") käyttämällä tätä ryhmittelyä.
- Vaihtoehtoisesti voit indeksoida "Aardvarksin yöllinen ruokinta" nimellä "Aardvarks, Nocturnal Feeding of". Tämä olisi järkevää, jos käyttäisit tietosanakirjatyyppistä ryhmittelyä eikä vain aardvarksiin liittyvien kohteiden arkistointia. Tuote merkitään sitten kohtaan "A."
- Mainosesite voitaisiin indeksoida nimellä "Aardvarks, näyttelyesineitä (Detroitin eläintarha)." Tämä olisi järkevää, jos odotat, että aardvark-näyttelyissä on useita materiaaleja-esimerkiksi saatat haluta indeksoida toisen kohteen "Aardvarks, näyttelyt (Toledo Eläintarha)."
- Vaihtoehtoisesti mainosesite voidaan indeksoida nimellä "Detroitin eläintarha (Aardvark-näyttely)". Tämä saattaa olla järkevää, jos odotat, että sinulla on useita Detroitin eläintarhaan liittyviä kohteita, tai jos haluat käyttää tietosanakirjatyyppistä ryhmittelyä tiedostojen maantieteellinen sijainti.
Vaihe 4. Järjestä tiedostot aakkosjärjestykseen niiden indeksoidun nimen mukaan
Yleinen sääntö aakkosjärjestyksessä on järjestää kohteet järjestyksessä A (ensimmäinen) - Z (viimeinen). Käytä yhä tarkempia tietoja erottaaksesi ja tilataksesi eri kohteita. Esimerkiksi:
- Indeksoitujen tiedostojen järjestys edellisessä vaiheessa voisi sitten olla (käyttämästäsi järjestelmästä riippuen): "Doe, Jane A.", "Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)" ja "Noardurnal Feeding of Aardvarks" TAI "Aardvarks, näyttelyitä (Detroitin eläintarha),”Aardvarks, Nocturnal Feeding of” ja “Doe, Jane A.”
- Wallaby -tiedosto tulee Emu -tiedoston jälkeen. Tiedosto "Kengurulle" tulee väliin ja tiedosto "Aardvarkille" tulee ennen "Karhua" ja toista "Emu". Tämä antaisi sinulle seuraavan tiedostojärjestyksen: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kenguru", "Wallaby".
- Jos lisäsit tiedoston Anteaterille, se tulee kaikkien Aardvark -tiedostojen jälkeen. Koska molemmat alkavat kirjaimella "A", sinun on tarkasteltava jokaisen sanan toista kirjainta ("N" ja "A") järjestyksen määrittämiseksi ja järjestettävä sitten tiedostot tämän perusteella. Uusi järjestys olisi: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kenguru", "Wallaby".
Vaihe 5. Merkitse tiedostot kansioihisi
Jotta kohteiden paikantaminen olisi helppoa, merkitse jokaiseen tiedostokansioon sen sisältämän kohteen oikea indeksoitu nimi. Tämä helpottaa myös uusien tiedostojen käyttöönottoa oikeassa järjestyksessä.
- Aseta kohteet niille tarkoitettuun kansioon.
- Saatat myös hyötyä tiedostojen värikoodaamisesta käytettävyyden parantamiseksi. Jos esimerkiksi käytät tietosanakirjatyyppistä ryhmittelyä, anna kullekin ryhmälle erillinen väri ja merkitse jokaisen ryhmän kohde/tiedosto vastaavalla värillä.
Vaihe 6. Dokumentoi indeksointi- ja arkistointijärjestelmä
Ole johdonmukainen indeksointi- ja arkistointijärjestelmäsi kanssa. Varmista, että kaikki, joilla on pääsy tiedostoihin, ovat tietoisia järjestelmästä. Voit esimerkiksi luoda ja jakaa asiakirjan, jossa kerrotaan arkistointijärjestelmäsi säännöistä. Tämä auttaa kaikkia käyttämään arkistointijärjestelmää tehokkaasti.
Vaihe 7. Tiedostoi uudet kohteet oikein
Aseta tiedostot kaappiin indeksoitujen nimien ja aakkosjärjestyksen mukaan käyttämäsi järjestelmän mukaan. Siirrä nykyisiä tiedostoja tarpeen mukaan, jotta uudet tiedostot sijoitetaan oikeaan paikkaan.
Osa 2/2: Erikoistapausten käsittely
Vaihe 1. Arkistoi kohteet niiden merkityksellisellä aikavälillä
Joskus on järkevää arkistoida kohteet avainsanojen perusteella riippumatta siitä, missä järjestyksessä otsikko tai nimi esiintyvät. Tämä varmistaa, että tiedosto voidaan indeksoida ja löytää käyttämällä loogisinta termiä. Esimerkiksi
"First Bank of Chicago" voitaisiin indeksoida ja arkistoida nimellä "Chicago, First Bank of". "Chicago" on avainsana tässä merkinnässä eikä "First" tai "Bank", varsinkin jos sinulla voi olla muita samankaltaisia nimikkeitä, kuten "First Bank of Tulsa" tai "Chicago Bank and Trust"
Vaihe 2. Järjestä nimet sukunimen mukaan
Tyypilliset arkistointistandardit suosittelevat henkilöiden indeksointia sukunimen mukaan, koska sukunimeä pidetään merkittävänä terminä.
- Siten "Jane A. Doe" indeksoidaan ja arkistoidaan nimellä "Doe, Jane A."
- Kirjoita otsikot (tohtori, rouva, majuri jne.) Loppuun. "DR. Esimerkiksi Jane A. Doe indeksoidaan ja arkistoidaan nimellä "Doe, Jane A., Dr."
- Yleensä järjestysnimet on kirjoitettu kirjaimittain. Esimerkiksi "MacDonald" tulee ennen "McDonaldia". Samoin "D", "L", "Le", "de" jne. Pidetään osana nimeä, eivät erillisiä yksiköitä. Tilaa esimerkiksi tiedostot "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" ja "Wolfe" tässä järjestyksessä (EI "L'Engle", "Le Guin", "Heinlein", "Wolfe").
- Yleinen poikkeus näistä nimiä koskevista säännöistä on, kun henkilön nimi on osa yrityksen tai organisaation nimeä. Käsittele näissä tapauksissa henkilön nimeä yksiköinä yrityksen nimen sisällä. Esimerkiksi "Jane A. Doe Pest Control" merkitään kohtaan "J", eikä sitä indeksoida nimellä "Doe, Jane A. Pest Control".
Vaihe 3. Ohita artikkelit, konjunktiot ja prepositiot
Artikkeleita (kuten "a", "an" ja "the"), konjunktioita (kuten "ja", "mutta" ja "tai") sekä prepositioita (kuten "for", "of" ja " "In") yleensä ohitetaan indeksoitaessa ja arkistoitaessa aakkosjärjestyksessä, koska niitä ei pidetä merkittävinä termeinä. Näin on myös silloin, kun ne muodostavat kohteen nimen alun. Esimerkiksi:
- "Tutkimus Emu -syöttökäytännöistä" olisi sijoitettu kohtaan "E", "Emu" (tämän kohteen otsikon merkittävä sana) eikä "A" ilmaisulle "an".
- "Doe ja Smith Pest Control" jätettäisiin "Doe, Jane A." Molemmat indeksoidut nimet alkavat sanalla "Doe", joten siirryt seuraavaan merkittävään termiin kussakin ("Smith" ja "Jane" vastaavasti) tiedostojärjestyksen määrittämiseksi. Ohita sana "ja", koska se ei ole merkittävä.
Vaihe 4. Käsittele lyhenteitä kuin ne olisi kirjoitettu
Kun indeksoit ja arkistoit kohteita, saatat kohdata lyhenteitä, kuten”Mfg”. ("valmistus") tai "Inc." ("Sisällytetty"). Yleensä sinun tulee indeksoida ja arkistoida kohteet ikään kuin nämä lyhenteet olisi kirjoitettu, eikä pelkästään kirjainjonoina.
Esimerkiksi "Jane A. Doe Mining Company" jätettäisiin "Jane A. Doe Mfg."
Vaihe 5. Tiedostojen numerot tavallisesti
Kun arkistoit kohteita aakkosjärjestyksessä, niiden nimissä voi esiintyä numeroita. Yleensä tiedostonumerot yleensä, eikä ikään kuin ne olisi kirjoitettu. Numerot jätetään myös ennen kirjeitä.
- Esimerkiksi "3M Company" jätettäisiin ennen "100 suurta liikeideaa" (koska "3" tulee ennen "100").
- "Hienoja liikeideoita" ja "hyviä yritysjohtajia" jätettäisiin "100 suuren liikeidean" jälkeen, koska numerot on järjestetty kirjainten eteen.
- Jo kirjoitettuja numeroita käsitellään sanoina eikä numeroina. Esimerkiksi arkistoi kohteet "100 suurta yritysjohtajaa", "hyviä liikeideoita" ja "kaksisataa suurta liikeideaa" tässä järjestyksessä.
- Jos se palvelee arkistointitarkoituksiasi, voit kuitenkin tehdä poikkeuksen ja arkistoida aina numerot ikään kuin ne olisi kirjoitettu.
Vaihe 6. Käsittele erikoismerkkejä
Kaikki muut kuin aakkoselliset tai ei-numeeriset merkit, joita kohtaat kohteita indeksoitaessa ja arkistoitaessa, on otettava huomioon. Mitä tehdä näille hahmoille, riippuu kuitenkin niiden tyypistä:
- Välimerkit (kuten heittomerkit, pisteet ja pilkut) jätetään yleensä huomiotta kohteita indeksoitaessa ja arkistoitaessa. Arkistoi esimerkiksi Washingtonin paras kahvi ja Washingtonin osavaltion messut tässä järjestyksessä.
- Diakriitikkoja käsitellään vastaavana kirjaimena ilman diakriittistä merkkiä. Esimerkiksi tiedosto "Éclair" "Eclair" ja "Über" "Uber". Poikkeuksena tästä on se, että arkistoit diakriittisiä kieliä käyttävien kielten aakkosten mukaan, jolloin sinun tulee noudattaa kyseisen kielen aakkosjärjestystä.
Vaihe 7. Käytä tarvittaessa yleissääntöä”mitään ennen jotain”
Yleensä välilyöntejä (mukaan lukien välimerkit ja muut ohitettavat elementit) ohitetaan aakkosjärjestyksessä. Kuitenkin, jos sinulla on kohteita, jotka alkavat samalla tavalla, käytä välilyöntiä tai sääntöä "ei mitään ennen jotain" määrittämään arkistointijärjestys.
- Tiedostot esimerkiksi "North East Bank", "North East Manufacturing" ja "Northeast Bank" tässä järjestyksessä.
- Samoin "Doe, Jane A." jätettäisiin ennen "Doe, Jane A., Dr."
Vaihe 8. Erota tiedostot tarvittaessa yksityiskohtaisempilla tiedoilla
Harvinaisissa tapauksissa aakkoselliset tiedot eivät riitä tiedostojen järjestyksen määrittämiseen. Näissä tapauksissa sinun on käytettävä lisätietoja tuotteiden indeksointiin ja tilaamiseen. Merkitse nämä lisätiedot tiedostoihin, jotta voit erottaa ne. Esimerkiksi:
- Jos sinulla oli esineitä kahdelle eri henkilölle nimeltä Jane A. Doe, voit tilata ne syntymäpäivän mukaan. Tiedosto "Doe, Jane A. (s. 1853)" olisi siis ennen tiedostoa "Doe, Jane A. (s. 1967).
- Voit myös tilata tuotteita maantieteellisen sijainnin mukaan, kun sinun on tehtävä ero. Jos sinulla on tiedostoja kolmelle eri pankille kolmessa eri paikassa ja jokainen pankki on nimeltään "First United Bank and Trust", voit tilata ne aakkosjärjestyksessä "First United Bank and Trust (Georgia)", "First United Bank and Trust (Oklahoma) "ja" First United Bank and Trust (Etelä -Dakota) ".
- Samoin, jos sinulla olisi esineitä kahdelle eri karhulle tai karhutyypille, erottaisit ne edelleen lajin, maantieteellisen sijainnin jne. Perusteella. Esimerkiksi sinulla saattaa olla tiedostoja "Karhu, ruskea" ja "Karhu, harmaasävy" (tässä järjestyksessä) tai tiedostoja "Bears (eurooppalainen)" ja "Bears (Pohjois -Amerikka)" (tässä järjestyksessä).
Vaihe 9. Julkaise poikkeukset ja erityissäännöt
Varmista, että kaikki tiedostojasi käyttävät tietävät arkistointijärjestelmään sisällytetyistä poikkeuksista tavanomaisiin ohjeisiin. Tämä auttaa varmistamaan, että kaikki voivat käyttää arkistointijärjestelmää oikein ja tehokkaasti.
