Arkistointi on usein välttämätön tehtävä töissä ja kotona. Jos ohitat arkistoinnin liian kauan, voit kerätä suuren paperipinon, jonka lajittelu kestää tunteja tai jopa päiviä. Jotta postilaatikkosi ei olisi sotkuinen, lajittele päivittäin saamasi paperit. Luo sitten sinulle sopiva arkistointijärjestelmä. Käytä järjestelmääsi paperien lajitteluun, jotta voit käyttää tärkeitä asiakirjoja helposti milloin tahansa!
Askeleet
Menetelmä 1: 3: Päivittäisen paperivirran käsittely
Vaihe 1. Luo keskitetty postilaatikko paperien säilyttämiseen, kunnes voit lajitella ne
Keskuslaatikkoon laitetaan päivittäin kaikki työpöydällesi tai postilaatikkoosi tulevat paperit. Tämä voi auttaa sinua pysymään järjestyksessä, kunnes sinulla on aikaa lajitella ja käsitellä jokainen kohde.
- Voit käyttää pientä pahvilaatikkoa keskuslaatikkona tai hankkia tähän tarkoitukseen erikoislaatikon, korin tai tarjotimen.
- Aseta laatikko työpöytäsi kulmaan, etuoven lähellä olevalle pöydälle tai muulle näkyvälle paikalle, jotta et unohda sitä.
Vaihe 2. Käy postilaatikko läpi päivittäin ja aseta tärkeät kohteet sivuun
Katso postilaatikossasi olevia kohteita kerran päivässä löytääksesi kohteita, jotka vaativat välitöntä huomiota. Näitä voivat olla laskut, jotka erääntyvät pian, juhlakutsut tai aikaherkät lomakkeet. Aseta nämä tavarat sivuun, jotta voit huolehtia niistä välittömästi.
Voit halutessasi hankkia toisen laatikon, joka on eri värinen kuin ensimmäinen laatikko kiireellisten tavaroiden sijoittamiseksi. Voit esimerkiksi saada punaisen laatikon, joka osoittaa, että nämä ovat kiireellisiä kohteita
Vaihe 3. Aseta tiedostot, jotka haluat arkistoida, arkistolaatikkoon
Pidä kolmas laatikko keskimmäisen ja kiireellisen laatikon vieressä. Käytä tätä keräyspisteenä kohteille, jotka haluat arkistoida. Tämä auttaa sinua pitämään ne järjestyksessä, kunnes olet valmis arkistoimaan ne.
Varmista, että tämä laatikko on eri värinen kuin muut laatikot. Muuten saatat sekoittaa laatikot
Vaihe 4. Heitä tarpeettomat tavarat paperin kierrätysastiaan
Kaikki roskapostit tai muut ei-välttämättömät tavarat, jotka päätyvät postilaatikkoosi, voivat mennä suoraan kierrätysastiaan. Tunnista nämä kohteet selatessasi asiakirjoja ja siirrä ne heti roskakoriin, jotta postilaatikon sotku pysyy vapaana.
- Pidä kierrätysastia lattialla, jotta et sekoita sitä muihin laatikoihisi.
- Jos jokin tarpeettomista esineistä sisältää henkilökohtaisia tietoja, pilko ne ennen hävittämistä.
Tapa 2/3: Arkistointijärjestelmän valitseminen
Vaihe 1. Määritä kuukausittainen ja päivittäinen tiedosto, jos sinulla on paljon hallittavia tehtäviä
Tätä kutsutaan Tickler -arkistointijärjestelmäksi, ja se on loistava tapa seurata, mitä sinun on tehtävä joka päivä. Määritä tiedostokansio kullekin kuukaudelle ja kansio kullekin kuukauden päivälle. Lisää sitten kohteet tiedostoihin. Arkistoi kohteet niiden käsittelemiseen tarvittavien päivämäärien mukaan.
Jos sinun on esimerkiksi maksettava lasku 23. syyskuuta, lisää lasku kyseisen päivän kansioon
Vaihe 2. Tiedostojen kansiot aakkosjärjestyksessä tärkeiden asiakirjojen säilyttämiseksi
Aakkosellinen arkistointi on hyödyllinen yksittäisten ihmisten, yritysten tai aiheiden tiedostojen etsimiseen. Tämä voi olla ihanteellista, jos sinulla on paljon asiakkaita ja haluat säilyttää tiedoston jokaisesta, tai jos haluat yksinkertaisen tavan hallita kotitiedostojasi.
- Varmista, että asetat ihmisten sukunimet ensin tiedostojen tunnisteisiin, kuten "Jones, Susan" tai "Watson, David".
- Ohita sanat, kuten "The", "A" ja "An", kun arkistoit yrityksen nimen perusteella. Jos sinulla on esimerkiksi asiakas, jonka yrityksen nimi on "Kakkujumalatar", arkistoi "C" -kohdan mukaan "Kakku" ja jätä "T" -merkki huomiotta jättäessäsi.
Vaihe 3. Valitse numeerinen arkistointijärjestelmä lyhytaikaisiin arkistointitarpeisiin
Jos sinulla on lyhytaikainen projekti, josta haluat säilyttää tietueita, numeerinen arkistointijärjestelmä voi toimia parhaiten. Tällöin määrität kullekin asiakirjalle numeron ja arkistoit numeron mukaan. Muista kuitenkin, että sinun on myös seurattava, mikä asiakirja vastaa mitä numeroa, esimerkiksi käyttämällä laskentataulukkoa.
- Voit esimerkiksi määrittää kaikki 14. maaliskuuta viikolla saamasi kohteet tiedostokansioon, jonka nimi on 1, ja sitten kaikki 21. maaliskuun viikon kohteet tiedostoon, jossa on merkintä 2, ja niin edelleen.
- Toinen vaihtoehto on merkitä tiedostot päivämäärän mukaan ja järjestää ne aikajärjestykseen. Esimerkiksi 2. toukokuuta 2018 vastaanotetut tuotteet voidaan säilyttää tiedostossa, jossa on merkintä 2.5.2018.
Vaihe 4. Värikoodaa tiedostosi, jotta kohteiden löytäminen on nopeaa ja helppoa
Määritä väri jokaiselle tiedostoluokalle. Tämä auttaa sinua löytämään tiedostoluokan yhdellä silmäyksellä.
- Käytä esimerkiksi punaista lääketieteen laskuja, sinistä veroja ja vihreää vakuutuksia.
- Jos haluat värikoodata numeerisia tai aakkosellisia tiedostoja, määritä väri numero- tai aakkosjärjestysalueelle, kuten tee tiedostoista 1-25 tai A-G vihreä, 25-50 tai H-M violetti ja 50-75 tai N-R keltainen.
Vaihe 5. Sisällytä tarvittavat lisätiedot tiedostokansioon
Jos lisäät lisätietoja tiedoston sisällön tai tarvittavien toimenpiteiden kuvaamiseksi, myös arkistointijärjestelmästä tulee tehokkaampi. Voit tehdä tämän lisäämällä vähintään yhden seuraavista kohteista:
- Tiedoston numero tai nimi
- Tiedoston nimi
- Tiedoston avaamis- ja sulkemispäivä
- Osaston tai tiimin nimi
- Tietokoneen tietueen numero
- Hävityspäivämäärä ja hävitysmenetelmä
Tapa 3/3: Papereiden järjestäminen tiedostoiksi
Vaihe 1. Aseta viimeisin asiakirja tiedoston päälle
Käytä tässä asiakirjassa mainittua päivämäärää. Kun olet saanut paperit valmiiksi arkistoitavaksi ja arkistointijärjestelmäsi on määritetty, voit aloittaa kohteiden sijoittamisen tiedostoihin. Varmista aina, että pidät kunkin tiedoston viimeisimmät asiakirjat ylhäällä, jotta niihin on helppo päästä käsiksi.
Jos sinulla on esimerkiksi asunnonomistajan vakuutusta koskeva tiedosto, haluat sijoittaa maksetun asunnon vakuutuksen viimeisimmän tietueen tiedoston yläosaan
Vaihe 2. Säilytä liitteet asiakirjojen kanssa, joihin ne liittyvät
Jos sinulla on asiaankuuluvia kuitteja tai muita asiakirjoja, jotka on säilytettävä toisen asiakirjan kanssa, muista säilyttää ne yhdessä samassa tiedostossa. Voit jopa nitoa tai liittää paperin liitetiedostoja asiakirjan takaosaan.
Jos sinulla on esimerkiksi kuitti sähkölaskun maksamisesta, nidota se laskun taakse, jos sinun on viitattava siihen
Vaihe 3. Aseta suuret asiakirjat erillisiin kirjekuoriin
Voit arkistoida nämä kirjekuoret niiden tiedostojen taakse, joihin ne liittyvät. Muista sisällyttää kuvaus kirjekuoren etupuolelle. Tämä auttaa poistamaan tiedostojen sotkua ja parantamaan arkistointijärjestelmän tehokkuutta.
Jos sinulla on esimerkiksi suunnitelmia projektille, jonka parissa työskentelet, voit sijoittaa ne suureen kirjekuoreen
Vaihe 4. Säilytä alkuperäinen asiakirja ja hävitä mahdolliset kopiot
Kaksoiskappaleiden jättäminen pois auttaa välttämään sekaannuksia, kun etsit kohdetta tiedostoistasi. Jos kohtaat kaksoiskappaleita, hävitä ne ja arkistoi vain alkuperäinen asiakirja.
Jos et ole varma, mikä asiakirja on alkuperäinen, sinun on ehkä toimitettava molemmat kohteet varmistaaksesi, että sinulla on alkuperäinen. Yritä kuitenkin olla tekemättä tätä liian usein, muuten tiedostosi kerääntyvät nopeasti
Vinkkejä
- Jos et ole varma, haluatko arkistoida vai kierrättää tuotteen, säilytä se 30 päivän ajan ja arvioi se sitten uudelleen.
- Muiden kuin välttämättömien asiakirjojen skannaaminen on toinen hyvä tapa poistaa paperisotkua säilyttäen kuitenkin asiakirjan tiedot siltä varalta, että niitä tarvitaan.
