Harvat asiat ovat tärkeämpiä toimivan toimiston kannalta kuin toimiva arkistointijärjestelmä. Olitpa ainoa, joka käyttää tiedostoja tai jaat sen henkilökunnan kanssa, valitsemasi arkistointijärjestelmä on järjestettävä niin, että jokainen löytää etsimänsä. Jos arkistointijärjestelmää on vaikea käyttää, pidät kiinni papereista, koska pelkäät niiden menettävän tiedostoissa, ja sinulla on pian kasa paperia, jotka peittävät työpöytäsi.
Askeleet
Vaihe 1. Päätä arkistointijärjestelmästä
Mitä tahansa, sen on oltava järkevää, joten tiedät tarkalleen, missä jokainen paperi on. Vaihtoehtosi ovat:
- Aakkosellinen. Tämä järjestelmä on paras silloin, kun suurin osa tiedostoistasi on asiakkaiden, potilaiden tai asiakkaiden nimiä.
- Aihe tai luokka: Useimmat tiedostojärjestelmät on järjestetty aiheen tai luokan mukaan, mikä toimii hyvin, kun se on määritetty oikein, mutta voi olla myös hämmentävin, kun se ei ole.
- Numeerinen/kronologinen. Tämä on parasta, kun tiedostosi koostuvat pääasiassa numeroidusta tai päivättystä materiaalista, kuten ostotilauksista tai kuiteista.
Vaihe 2. Täytä tiedostolaatikot riippuvilla kansioilla
Ripustettavia kansioita ei koskaan poisteta, sillä ne toimivat manila -kirjekuorien pidikkeinä, jotka poistat laatikosta.
Vaihe 3. Lajittele paperit kasoiksi luokan mukaan
Jos kasa on yli tuumaa tai kaksi pitkä, jaa se alaluokkiin. Jos kasa on liian ohut, yhdistä se toiseen kasaan ja nimeä se uudelleen. Paalujen nimien pitäisi helpottaa sen määrittämistä, mihin kasaan jokainen paperi menee.
Vaihe 4. Aseta jokainen kasa manilakansioon ja merkitse se selvästi
On parasta käyttää kansioita, joiden välilehdet ovat keskellä eikä porrastettuina, koska ne saavat tiedostot näyttämään siistiltä.
Vaihe 5. Aseta manilakansiot riippuvaan kansioon
Useimmille tiedostoille tavalliset riippukansiot toimivat, mutta paksuille tiedostoille tai tiedostoille, jotka joudut jakamaan alakategorioihin, käytä laatikon alaosassa olevia kansioita. Voit tilata kansioita haluamallasi tavalla, mutta useimmat ihmiset käyttävät tässä vaiheessa aakkosjärjestelmää.
Vaihe 6. Merkitse riippuvat kansiot samoilla nimillä kuin manillakansiot
Aseta kaikki muoviset kielekkeet kansion vasemmalle puolelle, ellet käytä sivuttaista arkistokaappia. Sivutiedostojen kohdalla, jotka kulkevat vasemmalta oikealle, kun avaat laatikon etkä edestä taakse, aseta kielekkeet oikealle puolelle.
Vaihe 7. Aseta joukko riippuvia ja manilakansioita tiedostojen lähelle, jotta voit helposti lisätä kansion, jos löydät paperin, joka ei kuulu olemassa olevaan kansioon
Vältä liian paksuja tai liian ohuita kansioita. Voit myös nimetä kansiot uudelleen ja jakaa paperit uudelleen, jos päätät, että sinun on luokiteltava ne uudelleen.
Vaihe 8. Poista vuoden lopussa kaikki kansiot, merkitse tuoreet manila -kansiot samoilla luokkien nimillä ja aseta ne tiedostoihin
Käy läpi vanhat kansiot nähdäksesi, onko jotain siirrettävä nykyisiin tiedostoihin, ja aseta loput arkistoosi.
Vinkkejä
Sinulla saattaa olla houkutus värikoodata tiedostosi, käyttää tietokonettasi tiedostojen tarrojen tulostamiseen tai muulla tavalla houkuttelevammaksi. Kuitenkin, kun joudut tekemään muutoksia, kuten lisäämään yhden kansion, olet tyytymätön, jos huomaat, että olet oikeiden värikansioiden ulkopuolella tai joudut kirjoittamaan käsin tiedoston nimen. On parasta pitää asiat yksinkertaisina
Varoitukset
- Älä koskaan luo sekalaista kasaa sille, mitä et voi luokitella, koska kaikki päätyy siihen.
- Kun olet luonut arkistointijärjestelmän, sinun on pysyttävä hakemuksen mukana. Varaa päivittäin aikaa ottaa paperit pöydältäsi ja arkistoida ne. Vastusta kiusausta asettaa syvä arkistointikori tiedostojesi päälle, koska täytät sen vain, ja siitä tulee toinen tiedosto.
