Kun varaat viihdettäsi, ajattele vieraitasi, tapahtumasi luonnetta ja budjettiasi. Voit varata viihdevaihtoehtoja, kuten muusikot, tanssijat, kaiuttimet ja koomikot. Tutki tapahtumallesi sopivia esityksiä ja viihdyttäjiä. Ota yhteyttä viihdyttäjään ja neuvottele logistiikasta. Pienellä suunnittelulla voit tehdä seuraavan tapahtumasi muistettavaksi!
Askeleet
Osa 1/3: Viihteen valitseminen
Vaihe 1. Tutki tapahtuman kokonaiskustannukset ja määritä viihdebudjetti
Sinulla voi olla jo budjetti mielessä, mutta yritä jakaa, kuinka paljon voit varata viihteelle. Muista sisällyttää muut kulut, kuten ruoka, koristeet ja lahjat, ja katso, mitä sinulla on jäljellä budjetissasi.
Vaihe 2. Varaa etukäteen varmistaaksesi parhaat valintasi
Harkitse viihdevaihtoehtojasi hyvissä ajoin ennen tapahtumaa ja varaa viihdyttäjäsi ajoissa. Viihdyttäjät ovat usein hyvin kiireisiä ja voivat varata kuukausia etukäteen.
Sinun ei tarvitse kiirehtiä päätöksentekoon, vaan katsoa esiintyjien kalentereita saadaksesi käsityksen niiden saatavuudesta. Voit katsoa heidän tulevia tapahtumia heidän verkkosivuillaan
Vaihe 3. Valitse suoritustyyppi
Voit valita useita esitysvaihtoehtoja, kuten muusikko, tanssija tai kaiutin. Tee päätöksesi vieraidesi ja tapahtumatyylin perusteella. Ota huomioon vieraidesi ikä, tausta ja kulttuuri. Ajattele tapahtuman viihdetarpeita ja valitse tapahtumatyyppisi mukainen esitystapa.
- Haluatko muusikon, kuten bändin, akustisen laulajan tai DJ: n? Tai etsitkö tanssiesitystä tai komediaesitystä?
- Onko juhlat lapsen syntymäpäiväjuhlia tai valmistumista varten? Vai onko tämä vauvan suihku?
- Voit olla luova ja varata harvinaisempaa viihdettä, kuten palotaiteilijoita, hulavanneja tai ventriloquisteja.
ASIANTUNTIJAN VINKKI
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Vaihe 4. Päätä tyylilajista ja tyylistä
Ehkä haluat varata tanssijan, mutta voit valita useista tanssityyleistä. Haluatko baletin, tapin tai vatsatanssijan? Mieti, minkä musiikkityylin, komedian tai luennon haluat isännöidä. Tämä auttaa rajaamaan hakua.
Vaihe 5. Tutki parhaita valintoja viihdyttäjille
Kun sinulla on käsitys genrestä tai tyylistä, siirry verkkoon ja etsi kriteereihisi sopivia esiintyjiä. Etsi kokenut henkilö, jolla on useita vankkoja viitteitä ja arvosteluja.
Yritä selvittää yksityiskohtia, kuten suorituskyvyn tausta, kokemustaso, koulutus tai koulutus
Vaihe 6. Katso live -esityksiä joko henkilökohtaisesti tai videotallenteita
Google -videoita viihdyttäjistä, jotka olet kiinnostunut varaamaan. Etsi musiikkivideoita tai tallenteita live -esityksistä. Katso esityksiä saadaksesi käsityksen siitä, mitä odottaa. Sopiiko tämä hyvin tapahtumaasi?
Kiinnitä huomiota siihen, miten yleisö reagoi musiikkiin tai esitykseen. Onko kaikilla hauskaa? Kuljeeko viihdyttäjä hyvin? Tällaisiin kysymyksiin vastaaminen voi auttaa sinua lajittelemaan mahdolliset viihdyttäjät
Osa 2/3: Logistiikan selvittäminen
Vaihe 1. Ota yhteyttä viihdyttäjään suoraan
Tarkista heidän verkkosivuiltaan varaustiedot. Joillakin voi olla puhelinnumero, johon soittaa tai yhteydenottolomake täytettäväksi. Mainitse tapahtuman paikka ja päivämäärä. Liitä mukaan yksityiskohdat, kuten tapahtuman luonne ja mahdolliset odotuksesi. Ole ytimekäs ja ystävällinen.
Et ehkä ota suoraan yhteyttä esiintyjään, ja se on okei. Keskustele tapahtumastasi esimiehen tai edustajan kanssa
Vaihe 2. Jos haluat, käytä lahjakkuusagenttia tai viihdetoimistoa
Kykyagentin tehtävä on yhdistää esiintyjät asiakkaiden kanssa live -tapahtumiin. Viihdeyritykset ovat yrityksiä, jotka keskittyvät tarjoamaan viihdettä tapahtumiin. Voit etsiä esiintyjiä verkossa yrityksistä tai edustajista.
- He voivat myös auttaa sinua liiketoiminnallisissa näkökohdissa, kuten sopimuksen neuvottelemisessa ja yksityiskohtien salaamisessa.
- Agentit ja yritykset saavat prosenttiosuuden kaikista viihdetarjouksista, joten muista tämä, kun laadit budjettiasi.
- Tyypillinen vastausaika on 3-5 päivää. Jos et ole saanut vastausta noin 5 päivän kuluttua, lähetä uusi sähköposti.
Vaihe 3. Ota yhteyttä tapahtumapaikkaan tapahtumarajoituksista
Riippumatta siitä, onko tapahtumapaikkasi varattu vai oletko vielä päättämässä, kirjaudu sisään tapahtumapaikan kanssa keskustellaksesi tapahtumastasi. Jotkut paikat sopivat paremmin tiettyihin tapahtumiin kuin toiset, ja on hyödyllistä tutkia tapahtumapaikkaa ennen kuin päätät viihteestäsi.
- Voit soittaa tai lähettää sähköpostia suoraan tapahtumapaikalle tai etsiä tietoja heidän verkkosivuiltaan.
- Varmista, että ajatellulle viihteelle on riittävästi tilaa. Mieti myös, onko tapahtumasi sisätiloissa vai ulkona.
- Jos esimerkiksi haluat varata DJ: n, he tarvitsevat tilaa äänilaitteiden ja pöydän tai kahden asentamiseen. Haluat myös tilaa tanssilattialle ja ehkä laserille tai kahdelle! Muista tämä, kun etsit paikkoja tai varaat viihdyttäjääsi.
Vaihe 4. Pyydä neuvontaa viihdyttäjäsi tai varausagenttisi kanssa
On helpompi ylittää odotukset ja keskustella hinnasta kasvotusten. Jos viihdyttäjälläsi on aikaa ja se toimii aikataulusi kanssa, järjestä tapaaminen tapahtuman läpi.
Vaihe 5. Keskustele esittäjän kanssa kaikista kysymyksistä, pyynnöistä ja vaatimuksista
Voit keskustella joko henkilökohtaisesti tai puhelimitse. Esitä kysymyksiä joko viihdyttäjälle tai heidän esimiehelleen ja vastaa kysymyksiin tapahtumasi luonteen selvittämiseksi. Muista kysyä, onko viihdyttäjälläsi erityisiä vaatimuksia.
- Jos sinulla on erityisiä pyyntöjä, kuten kappaleita tai huutoja, kerro niistä etukäteen.
- Kaikkien näiden yksityiskohtien huuhtelu ennen tapahtumaa estää väärinkäytöksiä ja varmistaa, että kaikki ovat onnellisia ja hauskoja.
Vaihe 6. Sovi varausmaksusta
Useimmilla viihdyttäjillä on normaali hinta, jonka he veloittavat, yleensä tunneittain. Viihdyttäjä tai heidän edustajansa tarjoaa sinulle hinnan, ja voit keskustella hinnasta budjetillasi. Ehkä keskustelet siitä, kuinka saada niiden hinta toimimaan budjetillasi, kuten lyhentää aikaa. Tai ehkä he ovat säätäneet hintoja tapahtumasi luonteen mukaan.
- Neuvottele hinta esiintyjän kanssa ehdottamalla 10% pienempää hintaa kuin he tarjoavat.
- On hyvä poistua ehdotetusta sopimuksesta, jos se ei toimi sinulle. Sano yksinkertaisesti:”Tämä ei kuulu budjettiini. Pahoittelen mahdollisia haittoja.”
Vaihe 7. Kirjoita ja allekirjoita sopimus, jos haluat virallisia sopimuksia
Sinä ja esiintyjäsi voitte puhua yksityiskohdista ja neuvotella sopimuksistanne, kunnes molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä. Kirjoita sitten sopimukset kirjallisesti, jotta kaikilla on selvät odotukset ja palkka. Pyydä viihdyttäjääsi ja hänen agenttiaan tai johtajaansa allekirjoittamaan sopimus ja allekirjoittamaan se sitten itse.
Voit myös tehdä suullisen sopimuksen, jos haluat
Osa 3/3: Suurten tapahtumien valmistelu
Vaihe 1. Määritä suorituskykysi tila
Valitse, missä haluat esitellä viihdettäsi. Siivoa alueesi ja aseta kaikki huonekalut tai koristeet, kuten lava, tanssilattia ja äänilaitteet.
Voit perustaa valmistelusi muiden varausten ja tapahtumasi luonteen ympärille. Ehkä esimerkiksi odotat catering -tilausta
Vaihe 2. Varmista, että kaikki vieraat voivat nähdä ja kuulla viihdettäsi
Testaa ennen tapahtumaa esityspaikka ja äänilaitteet. Tarkista, että mikrofoni toimii ja että ääni kuuluu huoneen kaikista kulmista. Jos sinulla on visuaalinen esitys, seiso huoneen eri kohdissa tarkistaaksesi näkyvyyden.
Säädä esiintyjän sijaintia ja ääntä tarpeen mukaan
Vaihe 3. Suunnittele aikataulutusviiveet joka tapauksessa
Jopa Broadway valmistaa alitutkimuksia, joten ole valmis mihin tahansa. Sinun tulee aina odottaa odottamatonta ja olla joustava tapahtumia suunnitellessasi. Pidä mielessäsi aikaa täyttäviä ideoita 30 minuutin tai 3 tunnin viiveellä.
- Sinulla voi olla esimerkiksi vara -viihdyttäjä, lyhyt tervetuloa tai esittely.
- Jos DJ peruu, voit suunnitella oman musiikkisi toistamista. Käytä CD -levyjä, matkapuhelinsovelluksia tai tietokonetta.
- Jos koomikko on myöhässä, pyydä joku improvisoimaan ennen kuin hän saapuu paikalle!
