Jos työskentelet koulusi oppilaskuntayhdistyksen kanssa, saatat joutua osallistumaan kotimatkan suunnitteluun. Koulutanssi on suuri tapahtuma, ja sen asianmukainen suunnittelu ei tarkoita pelkästään teemojen ja koristeiden valitsemista, vaan budjettien tasapainottamista, viihteen varaamista ja suuren joukon vapaaehtoisten koordinointia. Suunnitteluprosessi voi olla pitkä, mutta jos varmistat, että sinulla on tarpeeksi apua, rahaa ja aikaa aloittaessasi, voit laittaa onnistuneen kotiinpaluutanssin.
Askeleet
Osa 1/4: Ihmisten ottaminen mukaan
Vaihe 1. Rekrytoi vapaaehtoisia
Tanssin suunnittelu vaatii paljon työtä, joten on parasta saada joukko ihmisiä auttamaan. Muodosta 5-10 vapaaehtoisen komitea, jotka haluavat työskennellä kotitanssin parissa.
- Ota luokan virkamiehet mukaan. Tämä on helppo tapa varmistaa, että kaikilla luokilla on tasainen ääni päätöksentekoprosessissa.
- Rekrytoi opiskelijahallituksen ulkopuolelta. Jos organisaatiosi sallii, rekrytoi opiskelijoita kampuksen eri puolilta, jotka haluavat osallistua johtotehtäviin.
- Tee yhteistyötä muiden organisaatioiden, kuten pep -ryhmien tai opiskelijoiden johtoryhmien kanssa. Tämä tarjoaa sinulle enemmän tukea opiskelijakunnalta ja mahdollisilta vapaaehtoisilta.
Vaihe 2. Luo perustoiminnot
Tanssin suunnittelun edetessä tämä luettelo saattaa kasvaa, mutta se auttaa tiimiäsi pysymään tehtävässä. Aloita:
- Päivämäärä
- Teema
- Sijainti
- Koristeet
- DJ
- Valokuvaaja
- Virvokkeita
- Chaperons
- Budjetti
- Tiedekunnan neuvonantaja
Vaihe 3. Delegoi
Kun sinulla on vapaaehtoisia, on tärkeää varmistaa, että he kaikki tietävät, mitä tehtäviä on tehtävä. Aseta tietyt ihmiset vastuuseen tietyistä asioista ja delegoi tehtävät oikealle henkilölle.
- Jotkut työt, kuten neuvonantajan ja teeman valitseminen, tulisi tehdä tiiminä. Toiset, kuten lainausten saaminen tapahtumapaikoilta ja valokuvaajilta, voidaan hoitaa yksilön tai pienen alakomitean toimesta.
- Ryhmät kattavat tapahtumapaikan, viihteen, mainonnan ja lipunmyynnin sekä sisustuksen.
- Kirjaudu sisään säännöllisesti tiimisi kanssa. Kysy "Olemmeko saaneet tämän valmiiksi?" tai "Miten meillä menee DJ: n löytämisen kanssa?" aina kun tiimisi kokoontuu auttamaan kaikkia tehtävissä.
- Määritä sisäänkirjautumisjärjestelmä, jotta ihmiset voivat raportoida edistymisestään. Sinulla on tila, johon voit kirjoittaa suuren tarkistuslistan tehtävistä tai pitää yhteisen kalenterin ryhmäsi kesken, jotta kaikki voivat raportoida edistymisestään.
Vaihe 4. Etsi tiedekunnan neuvonantaja
Kuten muutkin opiskelijaryhmät, kotiinpaluokomitea tarvitsee tiedekunnan neuvonantajan. Jos jotakuta ei ole ennalta määrätty, etsi opettaja, johon luotat tai jota muut valiokunnan jäsenet suosittelevat.
Neuvonantajasi tulisi olla mukana valiokuntasi suunnitelmissa. Pidä heidät ajan tasalla kaikesta tekemästäsi osallistumalla suunnittelukokouksiin ja toimittamalla heille kokousmuistiinpanoja
Vaihe 5. Rekrytoi hoitajia
Vanhemmat vapaaehtoiset ovat tärkeitä paitsi oppilaiden seurannassa myös tanssin perustamisessa ja ohjaamisessa. Hanki ryhmä vanhempia vapaaehtoisia yhdessä auttamaan tanssi -iltana.
- Tarkista koulustasi, kuinka monta hoitajaa he tarvitsevat oppilasta kohden. Monilla kouluilla on omat ohjeet, ja on tärkeää noudattaa oman koulun sääntöjä.
- Löydä vapaaehtoisia yhteistyössä koulusi vanhempi-opettajayhdistyksen kanssa. Pyydä osallistumaan kokoukseen, jotta voit suoraan esitellä heille mahdollisuuden ja välittää ilmoittautumislistan.
Osa 2/4: Tanssitalouden suunnittelu
Vaihe 1. Hae lainauksia
Jos palkkaat DJ: n, saat virvokkeita, saat ammattimaista apua koristeluissa tai palkkaat ammattivalokuvaajan, aloita lainausten kerääminen vähintään kuukautta etukäteen.
- Kysy mahdollisista lisämaksuista tai laitteistomaksuista sekä tuntihinnoista. Kysy, mitä myyjäsi tarjoavat ja mitä sinulta odotetaan. Tarkista esimerkiksi DJ: ltäsi, tarjoavatko he äänijärjestelmän vai joudutko vuokraamaan sen muualta.
- Ota yhteyttä vähintään kolmeen vaihtoehtoon jokaiselta myyjältä, jotta saat kilpailukykyisen hinnan.
Vaihe 2. Tee budjettisi
Budjettisi määrää paljon siitä, mitä voit tehdä ja mitä et. Keskustele opiskelijahallinnon rahastonhoitajan kanssa ymmärtääksesi paremmin, kuinka paljon rahaa komiteallasi on tanssiin.
- Pyydä tiedekunnan neuvonantajaa tarkistamaan budjetti. Katso, lahjoittaako koulu mitään oppilashallituksen rahojen ulkopuolella.
- Suunnittele budjettisi niin, että se sisältää kaiken mitä tarvitset. Käytä myyjiltäsi saamiasi tarjouksia sekä budjettisuunnitelmia ja kuitteja edellisiltä vuosilta selvittääksesi, mitä tanssi maksaa.
- Älä anna budjettisi ylittää käytettävissä olevaa summaa. Tarkista budjettisi usein uudelleen varmistaaksesi, että olet oikeilla jäljillä.
Vaihe 3. Varainhankinta
Jos budjetti ei riitä kattamaan tanssin kustannuksia, luo varainhankintasuunnitelma komiteasi kanssa. Tutustu useisiin vaihtoehtoihin sekä kampuksella että sen ulkopuolella.
- Isäntä leipoo myyntiä kampuksella lounasaikaan sekä ennen ja jälkeen koulun.
- Kerää rahaa muiden opiskelijaryhmien kanssa järjestämällä tapahtumia, kuten autonpesu. Tapahtumat, joiden avulla voit tavoittaa yhteisön, antavat sinulle enemmän mahdollisuuksia tuoda käteistä.
- Kysy paikallisilta ravintoloilta, tarjoavatko he varainkeräysiltoja. Jotkut ravintolat voivat tarjota ohjelmia, jotka lahjoittavat tietyn prosentin voitoista yöksi opiskelijajärjestölle. Tee yhteistyötä paikallisen ruokapaikan kanssa ja levitä sanaa esitteiden, sähköpostien ja sosiaalisen median kautta.
Osa 3/4: Tanssilogistiikan suunnittelu
Vaihe 1. Valitse teema
Tee teema valmiiksi vähintään kuukautta ennen tanssia. Keksi viisi tai kuusi teemaideaa komiteana ja äänestä kampuksella, jotta opiskelijat voivat valita suosikkinsa.
- Pyydä henkilöstöneuvojalta hyväksyntä mahdollisille aiheille. Teeman poistaminen varhaisessa vaiheessa estää myöhemmän mahdollisen hylkäämisen.
- Valitse teemoja, jotka sopivat tanssin tunnelmaan. Jos haluat muodollisemman tanssin, vanha Hollywood -teema saattaa olla sopivampi. Jos haluat rennompaa tanssia, esimerkiksi Beach Luau saattaa sopia paremmin.
Vaihe 2. Varaa paikka
Olipa tanssi paikallisessa hotellissa tai koulun kuntosalilla, muista varata paikka mahdollisimman aikaisin. Asianmukaisen huonevarauksen jättäminen koululle varmistaa, että saat tarvitsemasi tilan.
- Tee kopio tapahtumasopimuksesta tai huonevarauksesta omille tiedoillesi, jotta voit viitata siihen milloin tahansa.
- Sisällytä kaikki tarvittavat mukavuudet varaukseesi. Jos tarvitset kuntosalin, kylpyhuoneet ja keittiön virvokkeiden säilyttämiseksi, muista luetella ne kaikki.
Vaihe 3. Varaa myyjät
Varaa DJ, valokuvaaja ja muut heti, kun budjetti on asetettu. Varaa myös muut toimittajasi tarvitsemat laitteet, kuten äänijärjestelmät, myös tällä hetkellä.
- Työskentele henkilökuntaneuvojan kanssa varmistaaksesi, että kaikki sopimukset on laadittu oikein ja että ne sisältävät kaikki koulusi tarvitsemat tiedot.
- Säilytä kopiot kaikista sopimuksista valiokuntasi tarkasteltavaksi.
Vaihe 4. Luo päivän suunnitelma
Ennen kuin kaikki muuttuu liian kiireiseksi muun kotiinpaluun kanssa, tee yksityiskohtainen suunnitelma siitä, miten haluat tanssipäivän toimivan. Aseta suunnitelmasi kuukausi etukäteen.
- Tee yksityiskohtainen pohjapiirros sijainnistasi ja siitä, miten haluat sisustaa.
- Piirrä, minne DJ: n pitäisi mennä, missä lippupöytä on pystytetty, mihin valot on kiristettävä ja muita yksityiskohtia.
- Luo suunnitelma turkin tarkistamiseksi. Päätä, missä takit säilytetään, missä pöytä katetaan ja miten merkitset takit järjestääksesi ne. Varmista myös, että sinulla on vähintään yksi vapaaehtoinen työstämään pöytää ja kaksi hakemaan takkeja.
- Nimeä joku koordinaattorin päiväksi. Tämä henkilö kommunikoi vapaaehtoisten kanssa tanssi-iltana ja selvittää mahdolliset ongelmat.
Vaihe 5. Mene ostoksille
Hanki kaikki tarvikkeet sisustukseen kaksi tai kolme viikkoa etukäteen. Näin sinulla on runsaasti aikaa löytää vaihtoehtoja jollekin, jos et löydä sitä paikallisesti. Osta ruokaa edellisenä tai toisena päivänä, jotta mikään ei mene huonosti.
- Tarkista paikallisista kaupoista, ovatko ne valmiita lahjoittamaan tiettyjä tuotteita tai tarjoamaan alennusta kouluun.
- Aseta suurempia tai pilaantuvia esineitä pitoon. Keskustele paikallisten markkinoiden kanssa ruoka -astioiden varaamisesta etukäteen ja niiden noutamisesta tanssipäivänä. Tee sama suuremmille koriste -esineille, joita et ehkä pysty säilyttämään helposti kampuksella.
Vaihe 6. Myy lippuja
Aloita lippujen myynti vähintään kaksi viikkoa ennen varsinaista tanssia. Täydennä myyntiä mainoksilla koulun ilmoituksissa sekä bannereilla ja julisteilla ympäri kampusta.
- Ilmoita myyntipäivät ja lippujen hinnat etukäteen koululehdessäsi, koulun ilmoitusten aikana ja koulusi verkkosivustolla sekä sosiaalisessa mediassa.
- Aseta pöytä myytäväksi ennen ja jälkeen koulun puolen tunnin-tunnin ajan sekä lounasaikaan.
- Luo vapaaehtoisohjelma varmistaaksesi, että pöydässä on henkilökuntaa kaikkina myyntiaikoina. Työskentele rahastonhoitajasi kanssa saadaksesi muita vapaaehtoisia tarvittaessa.
- Tilaa kassa vähintään viikkoa ennen kuin aloitat lippujen myynnin. Keskustele rahastonhoitajasi kanssa siitä, toimittavatko kassan oppilashallitusyhdistys, koulun hallinto vai jokin muu lähde.
Osa 4/4: Tanssin asettaminen
Vaihe 1. Valmistaudu edelliseen viikkoon
Useimmat koulut johtavat kotiinpaluun tanssiin kotiutumishengellä. Hengelliset viikot sisältävät usein monia tapahtumia, joten varmista, että tiedät kuka ja mitä on käytettävissäsi.
- Keskustele henkilökunnan neuvonantajan kanssa laitteista, kuten pöydistä ja tuoleista. Varmista, että nämä ovat valmiita sinulle vähintään muutama tunti ennen tanssia, jotta voit perustaa.
- Keskustele koulun hallinnon kanssa varmistaaksesi, että myyjilläsi on pysäköinti-, purku- ja asennustilat. Muista, että raskaiden laitteiden omaavien on oltava lähellä tapahtumapaikkaa.
- Tee suunnitelma tanssipäivälle. Työskentele komitean ja muiden vapaaehtoisten kanssa tehtävien määrittämisessä, kuten tuolien asettaminen ja koristelu. Varmista, että kaikki tietävät työnsä hyvissä ajoin.
Vaihe 2. Määritä paikka
Anna itsellesi ja vapaaehtoisillesi vähintään kuusi tuntia aikaa tanssin järjestämiseen. Ota koristeet käyttöön mahdollisimman paljon ennen myyjien saapumista.
- Pyydä DJ, valokuvaaja ja hoitajat saapumaan aikaisin. Näytä DJ: lle alue, jolla he työskentelevät, ja anna valokuvaajalle kiertue tilaan.
- Siirrä hoitajille tehtäviä, kuten turkin tarkistaminen, tanssilattian seuranta tai väkijoukon hallinta. Näytä heille, missä heidän on oltava, ja ota heidät yhteyttä koordinaattoripäivään.
Vaihe 3. Nauti tanssista
Varmista, että sinulla ja kaikilla vapaaehtoisilla on myös aikaa nauttia tanssista. Rakenna taukoja vapaaehtoisten aikatauluihin, jotta kaikilla on aikaa pitää hauskaa.
- Anna esimerkiksi lipun ottajan vapauttaa päiväsi koordinaattoristasi hetkeksi, kun kaikki ovat paikalla, tai pyydä hoitajaa seisomaan turkin tarkistuksessa, kun takinhoitajat menevät tanssimaan.
- Vapaaehtoiset ovat myös opiskelijoita. Anna heille aikaa nauttia ponnisteluistaan.
Vaihe 4. Siivoa paikka
Heti kun tanssi on ohi, aloita koristusten purkaminen ja siivous. Ota selvää, mistä koulusi tilapalvelut huolehtivat, ja suunnittele loput vapaaehtoisten kanssa.
- Palvelut kattavat usein esimerkiksi imuroinnin, pyyhkimisen ja kylpyhuoneen siivouksen. Koristeet, pöydät, tuolit ja varusteet ovat usein kotikomitean vastuulla.
- Tuo ylimääräisiä puhdistustarvikkeita, kuten paperipyyhkeitä, roskapusseja, sieniä ja puhdistusliuosta. Tämä auttaa huolehtimaan pienistä jälkistä tai naarmuista tapahtumapaikan ympärillä.
- Varmista, että kaikki roskat pääsevät sille varatulle roska -alueelle. Kysy koululta, jos sinun on varattava roskakorin pudotus ja nouto tapahtuman siivoamista varten.
- Yritä hankkia mahdollisimman paljon apua siivoamiseen. On myös hyvä idea, että vapaaehtoiset kävelevät tapahtuman aikana ja keräävät roskat, joten sen jälkeen on vähemmän tekemistä.
Video - Käyttämällä tätä palvelua joitakin tietoja voidaan jakaa YouTuben kanssa
Vinkkejä
- Varmista, että mainostat tanssiasi mahdollisimman paljon koulun ympäristössä. Käytä pieniä ja suuria julisteita sekä tiedotteita ja PA -ilmoituksia.
- Pidä tanssi kohtuuhintaisena. Sen pitäisi olla hauska tapahtuma, ja opiskelijat eivät mene, jos he kokevat, ettei se ole sen arvoista. Katso menneitä vuosia nähdäksesi kuinka paljon liput maksavat, ja yritä olla nostamatta hintaa yli muutamalla dollarilla.
- Tanssiteemat voivat olla mitä tahansa Ready Set Glowista meren alle Ateenan yöhön. Hanki luovia ideoita oppilaskunnalta.
