Jokaisella on tärkeitä asiakirjoja syntymätodistuksesta pankkitietoihin, jotka he haluavat pitää turvassa. Vaikka emme koskaan halua ajatella pahojen asioiden tapahtuvan, nämä asiakirjat ovat kaikki ratkaisevia, jos on olemassa jokin hätätilanne tai katastrofi. Onneksi niiden säilyttäminen ja suojaaminen on helppoa. Joidenkin suunnittelu-, organisointi-, digitointi- ja säilytystyökalujen avulla voit säilyttää kaikki tärkeät asiakirjasi turvallisessa paikassa.
Askeleet
Menetelmä 1/2: Asiakirjojen suojaaminen
Vaihe 1. Hanki kannettava, tulenkestävä lukituslaatikko tärkeille asiakirjoille
Paras tapa suojata tärkeät asiakirjasi on kodin lukituslaatikko. FEMA suosittelee tätä säilytystä varten. Hanki tulenkestävä, lukittava laatikko, jotta asiakirjasi ovat turvassa hätätilanteessa. Varmista myös, että laatikko on helppo kuljettaa, jotta voit ottaa asiakirjat mukaasi, jos joudut lähtemään.
- Rauta- tai toimistotarvikeliikkeissä on yleensä asiakirjojen kantolaukkuja. Löydät ne myös netistä.
- Lukituslaatikoissa voi olla avain- tai yhdistelmälukko. Valitsitpa minkä tahansa, varmista, että pidät avaimen tai yhdistelmän turvallisessa paikassa, johon pääset käsiksi. Kerro myös perheellesi, mistä nämä löytyvät.
- Joidenkin mielestä asiakirjojen asettaminen kassakaappiin on paras suunnitelma, mutta et voi kantaa suurta tai raskasta kassakaappia. Tämä tarkoittaa, että voit menettää asiakirjasi, jos joudut poistumaan kotoa. Kannettava lukituslaatikko on paljon parempi valinta.
Vaihe 2. Laita kaikki asiakirjat muovipusseihin ennen laatikon lukitsemista
Vaikka lukituslaatikot ovat yleensä vedenpitäviä, vuotoja voi tapahtua, varsinkin jos on tulva. Koska vesi voi pilata tärkeät asiakirjat, on parasta lisätä toinen suojakerros. Laita kaikki asiakirjat suljettaviin muovipusseihin ennen kuin asetat ne laatikkoon.
Voit myös halutessasi jättää laatikon korkealle paikalle, kuten hyllylle tai toiseen kerrokseen ylimääräisenä varotoimenpiteenä tulvavaurioiden varalta
Vaihe 3. Jätä lukkorasia helposti saavutettavaan paikkaan, johon pääset nopeasti
Et ehkä koskaan halua ajatella lähtöäsi kotoa kiireellä. Kuitenkin, jos on olemassa jonkinlainen hätätilanne, kuten luonnonkatastrofi, et voi tuhlata aikaa asiakirjojen etsimiseen. Jätä lukkorasia helposti saavutettavaan paikkaan, jotta voit tarttua siihen nopeasti. Tämä säästää kallisarvoista aikaa hätätilanteessa.
- Sinun pitäisi piilottaa laatikko hieman, siltä varalta, että varas tulee kotiisi. Sen asettaminen kaapin takaosaan pitäisi riittää, kunhan tiedät missä se on ja saat sen nopeasti.
- Kerro myös muille perheesi jäsenille, missä laatikko on, jos heidän on lähdettävä nopeasti, kun et ole siellä.
Vaihe 4. Merkitse laatikko niin, että se on helppo tunnistaa
Jos sinulla on kiire tai jonkun muun täytyy tarttua laatikkoon, varmista, että se on helppo tunnistaa. Laita siihen tarra, joka sanoo jotain "Tärkeitä asiakirjoja". Tällä tavalla voit löytää ja napata laatikon nopeasti hätätilanteessa.
Vaihe 5. Varmuuskopioi kaikki tärkeät asiakirjasi digitaalisilla kopioilla
Fyysiset asiakirjat voivat aina vahingoittua tai kadota, joten digitaalinen varmuuskopiointi on erittäin tärkeää. Käytä skanneria ja digitoi kaikki lukituslaatikkoon tallennetut asiakirjat. Näin saat varmuuskopioita, jos jokin niistä vahingoittuu tai katoaa.
- On myös älypuhelinsovelluksia, joiden avulla voit ottaa valokuvia ja tallentaa ne PDF -tiedostoina. Tämä on nopea ja helppo tapa varmuuskopioida asiakirjasi.
- Vähemmän tärkeiden asiakirjojen digitointi voi olla hyvä tapa vähentää sotkua myös kotona. Jos sinusta tuntuu, että sinulla on liikaa paperityötä, tämä voi auttaa sinua järjestäytymään.
Vaihe 6. Säilytä digitaaliset kopiot vähintään kahdessa suojatussa paikassa
Digitaalinen varmuuskopiointi on hyvä alku, mutta sinun on myös varmistettava, että suojaat ne. Säilytä yleensä digitaaliset tiedostosi vähintään kahdessa paikassa, joten et todennäköisesti menetä niitä. Voit ladata tiedostot irrotettavaan flash -asemaan ja jättää sen lukituslaatikkoosi ja ladata tiedostot myös suojatulle pilvitallennustilalle. Näin sinulla on useita tapoja käyttää asiakirjoja hätätilanteessa.
- Varmista, että suojaat salasanalla kaikki kansiot, joihin tallennat tärkeitä asiakirjoja. Aseta pilvitiedostot yksityisiksi ja aseta salasana tietokoneen tai flash-aseman kansioihin.
- Voit myös tallentaa flash -aseman tai kiintolevyn pankkisi toiseen lukituslaatikkoon. Tällä tavalla sinulla on digitaalisia kopioita kahdessa fyysisessä paikassa.
Tapa 2/2: Oikeiden asiakirjojen tallentaminen
Vaihe 1. Laita kaikki henkilötodistuksesi kannettavaan lukituslaatikkoon
Onnettomuuden sattuessa sinun on pystyttävä todistamaan henkilöllisyytesi ja perhesuhteesi. Säilytä alkuperäiskappaleet kaikesta, mitä tarvitset tunnistaaksesi itsesi ja perheesi lukituslaatikkoon.
- Henkilötodistukset sisältävät passin, syntymätodistuksen, sosiaaliturvakortin ja vihreän kortin tai maahanmuuttorekisterin. Sinun tulee myös jättää kopio ajokortistasi tai valtion myöntämä henkilötodistus.
- Jos palvelit armeijassa milloin tahansa, liitä mukaan myös palvelutunnuksesi ja tiedot.
- Sisällytä perhesuhteisiisi avioliitto- tai avioerotietosi, lasten syntymätodistukset, adoptio- tai huoltajuuspaperit ja lemmikkieläinten omistustiedot tai tunnisteet.
Vaihe 2. Tallenna taloustietosi todistaaksesi, mitä omistat
Talous- ja omistustiedot ovat tärkeitä korvauksille ja vakuutuksille kaikenlaisten katastrofien jälkeen, joten sisällytä ne aina myös lukituslaatikkoosi. Laita paperitiedot kaikesta mitä omistat ja kaikki omaisuutesi, jotta voit palauttaa ne, jos sattuu onnettomuus ja joudut lähtemään.
- Tärkeitä omistustietoja ovat kotiisi tehty asiakirja, kiinteistön arvon arviointi, auton omistus ja muut rekisteröintiasiakirjat, testamentti sekä pankki- ja eläketilitiedot. Liitä mukaan myös kopiot kaikista vakuutussuunnitelmista.
- Yleensä kirjaukset viimeaikaisista tai meneillään olevista taloudellisista velvoitteista pitäisi myös olla laatikossa. Esimerkkejä ovat asuntolaina -asiakirjat, lainatiedot, elatusmaksut, lapsilisät, kaapeli-, kuntosali-, apuohjelma- tai tilausmaksutiedot ja viimeisimmät veroilmoitukset.
- Jos vuokraat kotisi sen sijaan, että omistat sen, liitä mukaan vuokrasopimus tai vuokrasopimus.
Vaihe 3. Liitä mukaan potilastietosi, jotta et menetä niitä
Tarvitset myös terveys- ja sairauskertomuksiasi hätätilanteessa. Varmista, että sinulla on rokotus- ja rokotustiedot, luettelot käyttämistäsi lääkkeistä, luettelo allergioistasi tai terveydentilastasi, sairausvakuutustietosi, lääketieteelliset valtakirjalomakkeet ja lääkärisi ja hammaslääkärisi yhteystiedot, jotta voit tavoittaa heidät, jos täytyy.
- Muista sisällyttää kaikki nämä tiedot myös muille perheellesi tai perheellesi.
- Jos sinulla on jokin vamma, muista lisätä asiakirjat, jotka todistavat tämän, sekä paperit etuuksia tai korvauksia varten.
- Jos sinulla on lemmikki, liitä mukaan myös eläinlääkäritiedot.
Vaihe 4. Ota valokuvia kaikista arvokkaista esineistä tai omaisuudesta vakuutusturvaa varten
Kaikki omistamasi eivät mahdu lukituslaatikkoosi, joten arvokkaista esineistä otettujen valokuvien säilyttäminen voi auttaa, jos jokin on vaurioitunut ja sinun on lähetettävä vakuutuskorvauksia. Ota valokuvia kaikesta arvokkaasta, joka voi vahingoittua onnettomuudessa. Tallenna kuvien fyysiset kopiot laatikkoon ja lähetä myös digitaaliset kopiot flash -asemaan tai pilvitallennustiedostoon.
Jotkut kohteet, joita saatat tarvita, ovat kotisi, auto, taideteokset, keräilyesineet tai kallis elektroniikka
Vaihe 5. Jätä käteistä lukituslaatikkoon joka tapauksessa
Jos sähkökatkos tai joudut poistumaan kotoa, et ehkä voi käyttää pankkitiliäsi. Jätä hätärahasto pienistä laskuista, korkeintaan 20 dollarin seteleistä, jos tarvitset rahaa hätätilanteessa.
Vaikka hätärahat ovat tärkeitä, älä jätä kaikkia säästöjäsi sinne. Pankkitilillä olevat rahat on vakuutettu FDIC: llä, eikä lukituslaatikossasi olevia rahaa ole. On parempi jättää suurin osa säästöistä pankkiin ja säilyttää vain tarvitsemasi käteisellä
Vaihe 6. Käytä lukittavaa arkistokaappia vähemmän tärkeiden asiakirjojen käsittelyyn
Jokaisessa kotitaloudessa on paljon muuta paperityötä, joka ei ole kriittinen eikä sen tarvitse olla lukituslaatikossasi. Paras tapa tallentaa nämä asiakirjat on metallinen, lukittava arkistokaappi. Tämä pitää ne suojattuna ja järjestyksessä, eikä sinun tarvitse huolehtia siitä, että yrität kuljettaa niitä mukanasi, jos sinun on poistuttava kotoa.
- Tärkeitä mutta ei-kriittisiä papereita ovat viimeaikaiset tiliotteet, yli vuoden vanhat veroilmoitukset, koulu- tai työtodistukset, sähkölaskut, luottokorttilaskut ja tärkeät kuitit.
- Yleensä, jos laskut tai lausunnot ovat yli vuoden vanhoja, voit pilkkoa ne. Voit myös digitoida ne, jos haluat pitää kirjaa ilman sotkua.
Vinkkejä
- Jos haluat säilyttää asiakirjasi kodin ulkopuolella, voit myös vuokrata lukkopesän pankistasi. Kysy vaihtoehtoja telleriltä.
- Hätätilanteisiin valmistautumista varten on myös hyvä säilyttää ruokaa, vettä, lääkkeitä, taskulamppuja, kannettavaa radiota ja ensiapupakkausta.
Varoitukset
- Jos joskus tulee hätätilanne ja joudut poistumaan kotoasi heti, priorisoi ensin kaikkien turvallisuus. Asiakirjasi voivat odottaa, kunnes kaikki muut ovat poissa.
- Älä vaaranna henkeäsi tai turvallisuuttasi asiakirjojen tallentamiseksi.
