Paperitiedostot voivat olla tuskaa, varsinkin kun ne kasaantuvat työpöydällesi. Saadaksesi paremman käsityksen hajapaperistasi ja kuiteistasi, lajittele kaikki arkistoimattomat asiakirjasi. Käytä seuraavaksi arkistokaappia tai laatikkoa tiedostojen lajitteluun eri kansioihin. Jos haluat poistaa toimistosi sotkun kokonaan, voit ladata asiakirjasi tietokoneelle, wikiin tai muuhun pilvipohjaiseen järjestelmään. Perussuunnitelman avulla voit hallita paremmin monentyyppisiä tiedostoja toimistotilassasi!
Askeleet
Tapa 1 /3: Suodata asiakirjasi läpi
Vaihe 1. Erota arkistoidut asiakirjat edelleen käyttämistäsi asiakirjoista
Kun aloitat paperien järjestämisen, tee kasa niitä, jotka ovat valmiita poistettavaksi, ja erillinen kasa niille, joiden on pysyttävä työpöydälläsi. Hanki työpöydällesi 2-paikkainen paperinjärjestäjä, jotta asiakirjasi pysyvät järjestyksessä myös alkuperäisen lajittelun ja arkistoinnin jälkeen. Säilytä käyttämäsi asiakirjat yhdessä paikassa ja ne, jotka ovat valmiita arkistoitavaksi, toisessa.
Vaihe 2. Valitse arkipäivänä arkipäivä viikossa
Älä anna uusien asiakirjojen korien päästä käsistäsi; sen sijaan varaa päivä tai kaksi aikaa tiedostojen lajittelemiseen ja järjestämiseen. Jos et käsittele paljon kuitteja ja asiakirjoja työtilassasi, saatat tarvita vain yhden päivän työsi suorittamiseen. Jos työhösi liittyy kuitenkin paljon paperityötä, voit halutessasi varata 2–3 päivää järjestääksesi epäjärjestyneet asiakirjasi.
Tiedostojen lajittelu viikoittain tekee organisaatioprosessista paljon hallittavampaa
Vaihe 3. Merkitse kaikki tiedostosi heittopäivämäärillä estääksesi sotkua
Ennen kuin lähetät uusia asiakirjoja, tarkista kunkin tiedoston päivämäärä ja sisältö huolellisesti. Jos asiakirja koskee meneillään olevaa projektia tai muuta ongelmaa, kirjoita tiedoston yläosaan”käynnissä”. Jos paperi käsittelee valmistunutta projektia, merkitse tiedosto "valmiiksi". Merkitse lisäksi aika, jolloin tiedostoa ei enää tarvita ja asiakirja voidaan silppua tai kierrättää.
Jos skannaat tiedostoja nopeasti, nämä merkinnät voivat auttaa sinua löytämään oikean tiedoston tehokkaammin
Vaihe 4. Kierrätä kaikki asiaankuulumattomat asiakirjat niiden jättämisen sijaan
Älä oleta, että jokainen tiedosto ansaitsee paikkansa arkistokaapissa tai laatikossa. Aseta sen sijaan tarpeettomat asiakirjat roskakoriin. Jos tiedostosi sisältävät henkilökohtaisia tietoja, silppua asiakirjat kierrätyksen sijaan.
Silppua kaikki tiedostot, jotka sisältävät talous- ja tilitietoja, sosiaaliturvatunnuksesi tai muita arkaluonteisia tietoja
Tapa 2/3: Lajittelujärjestelmän valitseminen
Vaihe 1. Valitse tiedostoillesi fyysinen tallennustila
Tutki työtilan asettelua ja mieti, mikä arkistointijärjestelmä toimisi parhaiten. Jos sinulla on toimisto, iso arkistokaappi saattaa olla hyvä vaihtoehto. Jos sinulla on kuitenkin pienempi työtila, arkistolaatikko tai -laatikko saattaa olla logistisesti järkevämpi.
- Kun ostat uutta tallennusjärjestelmää, yritä priorisoida laatu hinnan sijaan.
- Arkistointijärjestelmästäsi riippumatta muista sijoittaa arkaluontoiset asiakirjat suojattuun kansioon.
Vaihe 2. Järjestä paperit päivämäärän mukaan, jos tiedostosi ovat aikaherkkiä
Valitse organisaatiojärjestelmä, joka on järkevin yrityksellesi tai toimistollesi. Jos työsi keskittyy määräaikoihin, yritä järjestää kansiot viimeisimmän päivämäärän edessä. Päivien kuluessa jatka uusien kansioiden ja tiedostojen lisäämistä arkistokaapin tai laatikon etuosaan.
- Voit esimerkiksi pitää erillisiä tiedostoja päiviä, viikkoja tai kuukausia.
- Jos esimerkiksi työskentelet veroneuvojana, olisi järkevää arkistoida asiakkaiden asiakirjat päivämäärän mukaan.
- Tämä järjestelmä toimii hyvin henkilöille, jotka työskentelevät aikaherkkien materiaalien kanssa.
Vaihe 3. Suunnittele kalenteripohjainen lajittelujärjestelmä, jos käsittelet kronologisia tiedostoja
Jos käsittelet toimistotilassa suuria määriä tiedostoja, yritä lisätä "tickler" -järjestelmä arkistoihisi ja laatikoihisi. Kuten kalenteri, "tickler" -järjestelmä käyttää 12 suurta kansiota edustamaan joka kuukausi, ja 28-31 alikansiota seuraa jokaista suurta kansiota jokaisen kuukauden päivänä. Kokeile tätä menetelmää, jos sinulla on päivämäärään perustuva työ.
- Jos esimerkiksi työskentelet vientiyrityksessä, tiedostojen lajittelu voi olla helpompaa kuukauden ja päivämäärän mukaan yleisen luokan sijaan.
- Tämä järjestelmä on parempi henkilöille, jotka haluavat konkreettista numeerista organisaatiota, toisin kuin värikoodaus.
Vaihe 4. Lajittele tiedostosi aiheen mukaan, jos haluat luokitella paperit
Valitse kansioillesi eri luokat ja järjestä ne sitten osuvuuden mukaan. Kun järjestät arkistokaappia tai laatikkoa, aseta kansiot, jotka ovat tärkeimpiä ja tärkeimpiä, eteen. Jatka tiedostojen lajittelua tämän mielessä, jotta pääset helposti käsiksi tärkeisiin asiakirjoihin.
Jos olet esimerkiksi yrityksen taloudellinen neuvonantaja, olisi järkevämpää lajitella asiakirjasi tärkeyden ja osuvuuden mukaan, kuten "investoinnit", "palkanlaskenta" ja "verot"
Vaihe 5. Valitse tiedostoillesi laaja luokkien nimet
Älä käytä kansioihisi pitkiä, liian tarkkoja tarroja. Yritä sen sijaan valita yleisiä, kattavia tarroja, jotta sinulla ei ole vaikeuksia järjestää uusia tiedostoja myöhemmin. Jos haluat luoda tarkemman arkistointijärjestelmän, kokeile lisätä alikansioita suurempaan, yleiseen arkistointijärjestelmään.
Esimerkiksi "Kuluraportit 3. huhtikuuta" ei olisi hyvä luokka yleiselle kansioon, koska se on aivan liian täsmällinen. Merkitse sen sijaan kansio kuluraportteiksi, mikä on paljon avoimempaa
Kärki:
Tarratulostimet ovat helppo ja tehokas tapa luokitella tiedostosi.
Vaihe 6. Värikoodaa asiakirjasi visuaalisesti houkuttelevan järjestelmän luomiseksi
Sijoita useisiin monivärisiin kansioihin ja tarroihin. Määritä seuraavaksi eri tiedostoluokat eri kansioille ja etikettien väreille, jotta voit pitää arkistointijärjestelmäsi johdonmukaisena. Yritä käyttää samoja värejä ja luokkia arkistokaappeissasi ja laatikoissasi, jotta pääset käsiksi eri tiedostoihin nopeasti ja tehokkaasti.
- Merkitse esimerkiksi keltaiset kansiosi sähköpostikirjeenvaihtoon, punaiset kansiot verotukseen liittyviin lomakkeisiin ja vihreät kansiot palkanmaksuun.
- Yritä käyttää värimalleja ja tarroja, jotka on helppo muistaa. Esimerkiksi vihreä voisi olla loistava väritarra rahoitusmuodoille, koska vihreä väri liittyy usein rahaan.
- Tämä järjestelmä on paras visuaalisille oppijoille.
Tapa 3/3: Digitaalisen lähestymistavan omaksuminen
Vaihe 1. Skannaa paperitiedostot tallentaaksesi ne digitaalisesti
Aina kun lisäät uuden tiedoston kaappiin tai laatikkoon, lähetä tiedoston digitaalinen versio tietokoneellesi skannerilla. Jos haluat käyttää tiedostoa nopeasti, sinulla on paljon nopeampi ja helpompi etsiä pöytätietokoneellasi kuin selaat useita kansioita. Jos koko arkistointijärjestelmäsi on paperipohjainen, skannaa ja lähetä tiedostot luodaksesi digitaalisen varmuuskopion.
- Älä stressaa, jos sinulla ei ole digitaalista arkistointijärjestelmää! Skannaa ja lähetä tiedostot 1 kansio kerrallaan.
- Voit myös skannata tiedostoja käyttämällä tiettyjä puhelinsovelluksia.
Vaihe 2. Valitse johdonmukaiset nimet kaikille tiedostoillesi
Valitse digitaalisille asiakirjoillesi tarrat, joita on helppo etsiä ja käyttää. Ihannetapauksessa yritä saada nämä tiedostot noudattamaan niitä johdonmukaisesti, kuten päivämäärää tai sukunimeä, koska se helpottaa niiden lajittelua. Lisää tarvittaessa tiedostojesi otsikoihin kaikki asiaankuuluvat sijainnit, tietojoukot tai versionumerot.
- Älä käytä erikoismerkkejä tiedostojen nimissä, koska tietokoneet eivät voi käsitellä niitä oikein.
- Merkitse asiakirjasi esimerkiksi nimellä 20031124, kun viitataan tiettyyn päivämäärään, kuten 24. marraskuuta 2003.
Vaihe 3. Lajittele digitaaliset tiedostosi kansioilla ja alikansioilla
Arkistokaapin tavoin skannattujen asiakirjojen tallentamiseen ja järjestelyyn käytetään erilaisia digitaalisia kansioita. Luo ja merkitse työpöydälläsi useita kansioita, jotka liittyvät lähetettyihin tiedostoihin. Jos haluat käyttää tarkempia luokkia, luo useita alikansioita kuhunkin suurempaan kansioon. Jatka tinkimistä digitaalisten kansioiden kanssa, kunnes löydät itsellesi sopivan järjestelmän!
Jos sinulla on esimerkiksi "Verot" -kansio, voit luoda useita alikansioita eri vuosille
Vaihe 4. Lähetä asiakirjasi wikiin, jotta useat ihmiset voivat käyttää niitä
Jos työtilasi on enemmän yhteistyöhaluinen, luo online-wiki, johon työtoverisi ja esimiehesi voivat käyttää. Kun olet kirjautunut wikiin, käytä "työkalupakki" -painiketta päästäksesi "lataa tiedosto" -painikkeeseen. Tämän ominaisuuden avulla voit linkittää juuri lataamasi asiakirjan useisiin ihmisiin, jotka voivat nyt tarkastella ja käyttää tiedostoa.
Muista, että kuka tahansa voi muokata wikin tiedostoja
Vaihe 5. Käytä pilvipohjaisia ohjelmistoja tiedostojen tallentamiseen liikkeellä ollessasi
Lataa sovellus tai muu digitaalinen palvelu, joka toimii sekä tietokoneissa että mobiililaitteissa. Jos haluat pitää tiedostosi yhdessä paikassa, käytä tätä palvelua ladataksesi kuvia tiedostoistasi, jotta ne voidaan tallentaa pilvipohjaiseen ohjelmistoon. Vaikka jotkin ohjelmistot ovat ilmaisia, saatat joutua maksamaan lisää tallennustilaa.
