Arkistokaapin järjestäminen voi olla vaikeaa, olipa kyseessä sitten kotikaappi, joka on täynnä maksettuja laskuja ja verotietoja, tai työkaappi, joka on täynnä valmiita projekteja ja laskuja. Järjestä arkistokaappisi poistamalla vanhat tiedostot, etsimällä sinulle sopiva arkistointijärjestelmä ja ylläpitämällä sitä jatkuvasti.
Askeleet
Osa 1/4: Vanhojen asiakirjojen poistaminen
Vaihe 1. Osta arkistokaappi, jos sinulla ei ole sitä
Etsi budjetillasi hyvälaatuinen kaappi, joka on sopivan kokoinen kotiisi tai toimistoosi. Harkitse tulenkestävää ja vedenpitävää kaappia, jos kotiisi saattaa sattua luonnonkatastrofeja. Nippu tällaisia kaappeja löytyy paikallisista myymälöistä, huonekaluliikkeistä, puusepänliikkeistä ja ostoskeskuksista.
Vaihe 2. Aloita tiedostojen selaaminen
Jätä sivuun kaikki ilmeisesti vanha tai tarpeeton. Aseta sivuun:
- Kuitit tuotteista, joita et enää omista.
- Roskaposti
- Vanhat laskut palveluista, joita et enää käytä
- Liikekirjeet vanhasta työstä
- Postimerkkejä, joita et enää tarvitse
Vaihe 3. Älä pelkää päästä eroon asioista
Vaikka tietyt asiakirjat, kuten syntymätodistukset ja verotiedot, ovat ilmeisesti tärkeitä, saattaa olla roskapostia tai vanhoja kuitteja, jotka näyttävät tärkeiltä, mutta eivät todellakaan ole sitä. Ajattele jokaista asiakirjaa tehdessäsi päätöstä ja mieti, voisiko se todella olla hyödyllinen tulevaisuudessa. Jos et menetä sitä, jos se katoaa vuodeksi, on luultavasti hyvä heittää se pois.
Vaihe 4. Ole varovainen, kun heität asioita töissä
Muista kysyä esimiehiltäsi ennen kuin heität mitään ulos, koska se voi olla tärkeämpää kuin luulet. Yritykselläsi voi olla myös käytäntöjä siitä, kuinka kauan tavarat on säilytettävä ja miten ne on hävitettävä.
Vaihe 5. Päätä, mitkä asiat on säilytettävä
Tämä riippuu yleensä siitä, kuinka tuoreita tai hyödyllisiä ne ovat. Käytä harkintavaltaa ja mieti, ovatko asiakirjat hyödyllisiä tai tarpeellisia tulevaisuudessa. Jos ne ovat todella tärkeitä, pidä ne. Säilytä verotiedot, vakuutustiedot ja elintärkeät asiakirjat seuraavat ajanjaksot:
- Säilytä veroilmoitustiedot 7 vuoden ajan sekä mahdolliset kuitit veroista vähennetyistä tuotteista. IRS voi tarkastaa kaikki tuotot jopa 6 vuoden kuluttua verojen jättämisestä.
- Säilytä vakuutustiedot, asuntolainatiedot ja todisteet hyväntekeväisyyslahjoituksista enintään kolme vuotta.
- Muista säilyttää erittäin tärkeät asiakirjat, kuten syntymä- ja avioliitotodistukset, sosiaaliturvakortit, arvonimikkeet, asiakirjat ja passit. Pidä ne turvassa äläkä koskaan päästä eroon niistä.
Vaihe 6. Silppua kaikki sivuun jättämäsi asiakirjat
Silpputtamattomien asiakirjojen heittäminen voi jättää henkilökohtaiset tietosi näkyville kaikille, jotka näkevät ne. Vaikka et olisikaan varma, onko asiakirja arkaluonteinen, on parasta silppua se, koska se voi sisältää osoitteita, syntymäpäiviä tai muita tietoja.
Vaihe 7. Silppua tai tuhoa myös digitaalinen media
Monilla kaupungeilla ja yrityksillä on murskauspäiviä, jolloin paikalliset tai työntekijät voivat tuoda vanhoja levykkeitä, CD -levyjä tai kiintolevyjä tuhottavaksi. He varmistavat, että se tehdään oikein.
Osa 2/4: Tärkeiden asiakirjojen järjestäminen
Vaihe 1. Aloita jäljellä olevien tiedostojen järjestäminen
Siirry pöydälle tai suurelle pöydälle ja järjestä paperit lohkoiksi, jotka ovat sinulle loogisia ja järkeviä. Näistä tulee yksittäisiä tiedostojasi. Tee paaluja, jotka auttavat sinua löytämään juuri etsimäsi. Harkitse kotikaappien luokkia, kuten:
- Apuohjelmat
- Auto
- Lääketieteellinen
- Lemmikki
- Liiketoiminta
- Koti
- Verot
- Talous
Vaihe 2. Kysy työtovereilta neuvoja työkaappeista
Papereiden järjestämiseen työpaikalla voi olla erityisiä yrityskäytäntöjä. Jos ei, arkistoi aikajärjestyksessä tai aakkosjärjestyksessä. Kysy siistiltä työtovereilta, mitkä järjestelmät toimivat heille parhaiten.
Vaihe 3. Pidä luokat yksinkertaisina
Mitä tarkempaa saat, sitä enemmän tiedostoja sinulla on, mikä tarkoittaa enemmän sotkua kaapissasi. Pidä päätiedostosi yleisemmin ja järjestä sitten asiakirjat niiden sisälle.
Vaihe 4. Päätä, järjestetäänkö nimi vai päivämäärä
Kun olet lajitellut kaikki paperit oikeaan kasaan, aloita niiden järjestäminen tavalla, joka helpottaa niiden löytämistä.
- Aakkosjärjestyksessä, kuten kuitissa olevat merkit, aseta A -kirjaimella alkavat tuotteet pinon yläosaan ja laske Z: hen asti.
- Aseta kronologisiin arkistoihin, kuten veroilmoitusten päivämäärät, viimeisimmät asiakirjat pinon yläosaan ja alareunassa olevat vanhimmat asiakirjat.
Vaihe 5. Aseta kaikki pinosi kansioon
Aseta paperit niin, että pinon yläosassa oleva asiakirja on kansion etuosassa. Tämä pitää asiakirjat samassa järjestyksessä kuin järjestit ne.
Osa 3/4: Tiedostojen löytämisen helpottaminen
Vaihe 1. Merkitse jokainen kansio selvästi
Varmista, että välilehden kirjoitus on suuri, luettavissa ja järkevä sinulle ja muille toimistollesi tai perheellesi. Käytä tarrakirjoitinta selkeyden lisäämiseksi.
Vaihe 2. Anna jokaiselle laatikolle oma luokka ja merkitse se myös selvästi
Jaa tiedostot laatikoiden kesken sinulle sopivalla tavalla, ja jokainen laatikko sisältää erillisen luokan. Jokaisen luokan tulisi sisältää aiheeseen liittyviä tiedostoja, joiden avulla löydät asiat helpommin.
- Taloudelliset tiedot, kuten veroasiakirjat, sijoitustiedostot ja asuntolainat, voivat mennä yhteen laatikkoon.
- Henkilökohtaiset asiakirjat, kuten syntymätodistukset, passit ja potilastiedot, voivat mennä toiseen laatikkoon.
- Eri kohteiden käyttöoppaat voivat mennä toiseen.
Vaihe 3. Harkitse värillisten kansioiden käyttöä
Jos teet vastaavan värin muistiin, paperisi on paljon helpompi löytää. Jos sinulla on jo manillakansioita, lisää niihin värejä korostuskynillä tai värillisillä tussilla. Värillisiä tarroja voidaan käyttää hienovaraisemmin samaan tarkoitukseen.
Vaihe 4. Luo laatikoihisi alaluokkia värijärjestelmäsi avulla
Esimerkiksi tietomateriaalilaatikko voidaan jakaa kansioihin, kuten "Elektroniikkakäsikirjat", "Sähkötyökalujen käyttöoppaat" ja "Puhdistustarvikekäsikirjat".
Vaihe 5. Vaihda järjestelmä, jos se ei ole järkevää
Kuukauden tai kahden käytön jälkeen älä pelkää muuttaa asioita, jotka eivät toimi sinulle. Siirrä eri tiedostot eteen tai hajota luokat, joita on vaikea erottaa toisistaan. Muista, että arkistokaappisi on järjestelmä sinulle, ja sen on mukauduttava työnkulkuun.
Osa 4/4: Organisaation ylläpito
Vaihe 1. Ole ennakoiva pysyäksesi järjestyksessä
Kiinnitä välitön huomio postiin ja asiakirjoihin niiden saapuessa, ja kun olet käsitellyt niitä, arkistoi ne heti.
Vaihe 2. Aseta postilaatikko koti- tai toimistopöydälle
Katso saapuvat sähköpostisi kerran päivässä. Et menetä jälkeäsi mistään tällä tavalla, eikä se kasaudu. Arkistointi ei vaikuta niin urakalta, että se tehdään vähän kerrallaan.
Vaihe 3. Järjestä kaappi uudelleen usein
Vuosittaista uudelleenjärjestelyä suositellaan, ja voit jopa puhdistaa sen neljännesvuosittain, jos sinulla on paljon tiedostoja. Arkistokaappien sotkun pääasiallinen lähde on vanhat asiakirjat, joita et enää tarvitse, joten puhdista ja silppua vanhat asiat tarpeen mukaan.
Vaihe 4. Harkitse joidenkin tiedostojen muuntamista digitaaliseen mediaan
Mitä enemmän asiakirjoja voit säilyttää digitaalisessa muodossa, sitä vähemmän fyysistä sotkua on arkistokaapissa. Hyviä ehdokkaita skannaukseen ovat kuitit, lahjoitustodistukset tai tiliotteet. Jotkut saattavat olla jo saatavilla verkossa.
Vaihe 5. Tee pääasiakirja
Selitä asiakirjassa, miten arkistointijärjestelmäsi toimii ja missä asiat sijaitsevat. Hätätilanteessa tai odottamattomassa ongelmassa muut saattavat joutua tietämään, miten tiedostoja etsitään.
Vinkkejä
- Pidä arkistot lukittuna, jos sinulla on uteliaita lapsia tai uteliaita perheenjäseniä.
- Jos sinulla on ongelmia lukon avaamisessa, katso Arkistokaapin lukituksen valitseminen.
- Säilytä erittäin arkaluonteisia asiakirjoja, kuten syntymätodistuksia tai omistuskirjoja, tallelokerossa tai tulenkestävässä asiakirjakotelossa, jos olet huolissasi siitä, että arkisto ei ole riittävän turvallinen.
Varoitukset
- Jos asut maanjäristykselle alttiilla alueella, kiinnitä kaapit tukevalle seinälle. Tämä estää heitä putoamasta henkilön päälle tai estämästä ovea seismisen tapahtuman aikana.
- Lataa tiedostosi huolellisesti. Jos ylälaatikko on täynnä ja sen alapuolella olevat laatikot ovat tyhjiä, se voi kaatua.
