Kun työpöytäsi on sotkuinen, se voi vaikeuttaa huomattavasti tekemiesi asioiden näkemistä. Elektroniset laitteet kasautuvat, paperit kaatuvat kaikkialle ja koko työpöytä on täynnä käyttämättömiä esineitä, jotka vain estävät. Muutaman uuden työkalun ja pienen organisaatiotaidon avulla voit kuitenkin täysin uudistaa työpöytäsi ulkoasun uudella kokoonpanolla, joka edistää tehokkuutta ja poistaa häiriöt. Tärkeintä on käyttää tilaa oikein ja luoda uusi tila sinne, missä sitä eniten tarvitset.
Askeleet
Menetelmä 1/3: Sotkun vähentäminen
Vaihe 1. Heitä roskat ja tarpeettomat tavarat pois
Aloita puhdistus kaikista kiusallisista, vieraista tai epäolennaisista esineistä, jotka työntävät työpöytäsi. Tämä sisältää vanhentuneita asiakirjoja, roskapostia, tyhjiä laatikoita ja vanhoja tai käyttämättömiä toimistotarvikkeita sekä selkeämpää sotkua, kuten elintarvikepakkauksia.
- Kun siivoat työpöytääsi, päästä eroon niin monista asioista kuin ilman. Mitä enemmän heität pois, sitä enemmän tilaa sinulla on oikeiden töiden tekemiseen.
- Laita roskakori työpöytäsi viereen, jotta roskat eivät keräänny.
Vaihe 2. Päätä, mitä työpöydälläsi on oltava ja mitä ei
Lajittele jäljellä olevat kohteet ryhmiin sen mukaan, kuinka tärkeitä ne ovat työssäsi ja kuinka usein käytät niitä. Päivittäin käyttämäsi tarvikkeet voidaan järjestää järkeviin työpöytäjärjestäjiin tai heittää laatikoihin käden ulottuville, kun taas tarpeettomat tavarat on siirrettävä pois tieltä tai hävitettävä kokonaan.
- Jos mietit, miten parhaiten edetä, aloita sijoittamalla työmateriaalisi 1-4 niiden välittömyyden perusteella. Kohteet, jotka saavat sijoituksen 1, voivat jäädä työpöydälle. kohteet, joiden sijoitus on 2, voivat mennä laatikoihin; 3 -vuotiaat tulisi sijoittaa erillisiin järjestäjiin ja 4 -vuotiaat voidaan sijoittaa varastoon.
- Jotta voisit lisätä yleistä tilaa, sinun on luotava keskittyvämpi, minimalistisempi lähestymistapa ympärilläsi pidettäviin asioihin.
Vaihe 3. Pienennä virtaviivaisemmat kalusteet
Pöydälläsi saattaa olla olennaisia tavaroita, jotka kuitenkin vievät enemmän kuin heidän osuutensa työtilasta. Arvioi uudelleen suuria, hankalia tai erikoisen muotoisia esineitä ja katso, kannattaako ne korvata pienemmillä, tilaa säästävillä versioilla. Esimerkiksi saatat pystyä jäljittämään pienemmän valonlähteen korvaamaan vanhentuneen, ylisuuren pöytälampun.
- Tämä antaa sinulle kätevän tekosyyn tehdä pieniä ostoksia itsellesi-nykyään myytävät toimistotuotteet ovat yleensä pienempiä ja tyylikkäämpiä kuin vanhemmat kollegansa.
- Etsi kohteita, joilla on useita käyttötarkoituksia, kuten tulostuskärry, joka toimii myös arkistokaappina tai tyyppikilpi, joka sisältää myös kynät.
Vaihe 4. Vähennä henkilökohtaisia tavaroita
Moraalillesi voi olla hyvä pitää muutamia kuvia lapsistasi tai erilaisia popkulttuurin pikkutöitä työtilan ympärillä, mutta liian monet näistä esineistä alkavat kuluttaa arvokasta pöytätilaa. Niistä voi myös tulla häiriötekijöitä, koska sinulla on houkutus pysähtyä ja ihailla niitä koko päivän.
- Rajoita henkilökohtaiset tavarasi kouralliseen pieniä esineitä, kuten kehystetty muotokuva perheen koirasta tai Garfield -bobblehead.
- Harjoittele työnantajasi sisustusohjeita saadaksesi käsityksen siitä, kuinka paljon on hyvä pitää.
Vaihe 5. Jätä riittävästi tilaa työskennellä
Työpöytäsi keskiosa tulee varata tietokoneellesi tai tärkeille asiakirjoillesi. Leikkaa pieni alue pöydän toiselle puolelle ja käytä sitä paperityön viimeistelemiseen. Anna itsellesi runsaasti kyynärpäätilaa, jotta et tunne olosi tukahdutetuksi päivittäisten tehtävien hoitamisen aikana.
Vältä muiden esineiden ajautumista tilaan, jonka olet varannut ensisijaisia työtehtäviäsi varten
Tapa 2/3: Hyödynnä tallennustilasi parhaalla mahdollisella tavalla
Vaihe 1. Käytä laatikoitasi
Aseta perustarvikkeet ja yleisimmin käytetyt tavarat ylälaatikoihin niin, että ne ovat lähellä. Tämä sisältää muun muassa kirjoitusvälineet, kirjekuoret, tärkeät lomakkeet ja kansiot. Tallenna pohjalaatikot varmuuskopiointitarvikkeille, vertailumateriaaleille ja asiakirjoille, joita sinun tarvitsee vain tarkastella satunnaisesti. Varaa vähän aikaa työpöytälaatikoidesi sisällön järjestämiseen, jotta tiedät tarkalleen missä kaikki on, kun tarvitset sitä.
- Varastoi kopiopaperia, tulostuskasettien täyttöpaketteja, mustekynät, niitit ja muut kohteet, jotka haluat käydä läpi nopeasti, jotta voit luoda tarvikkeiden välimuistin.
- Laatikot ovat erityisen sotkun riskialueita. Käy laatikoidesi läpi parin viikon välein ja päästä eroon kaikesta, mitä et tarvitse, mikä häiritsee työpöytäsi asettelua.
Vaihe 2. Sijoita laatikon järjestäjään
Kaikki maailman laatikkotilat eivät hyödytä sinua, jos laatikot itse ovat sekaisin. Lopeta yksinkertaisesti tavaroiden heittäminen työpöydällesi ja käytä sen sijaan lokeroituja lokeroita, jotka lajittelevat ja varastoivat puolestasi. Omistautuneet järjestäjät ovat hyödyllisiä päivä päivältä, koska niiden avulla voit erottaa tarvikkeet haluamallasi tavalla pitäen ne yhdessä yhdessä paikassa.
- Merkitse laatikon järjestäjän eri lokerot niin, että niiden sisältö on heti tunnistettavissa.
- Jos kyseessä on erityisen suuri tai täysi työpöytä, kokeile juoksemista useiden erikokoisten ja -kokoonpanoisten järjestäjien kanssa, jotka auttavat seuraamaan tarvikkeitasi.
Vaihe 3. Hanki oma paikka elektronisille laitteille
Jos kannettavalla tietokoneellasi, tabletillasi tai älypuhelimellasi on olennainen rooli työssäsi, voit jättää ne pois, mutta eristää ne yhteen nurkkaan tai erityiseen laatikkoon. Näin ne eivät jakaudu työpöydälle. Yritä olla turvautumatta liikaa laitteita kerralla, koska ne voivat nopeasti pahentua eikä auttaa.
- Aseta "latausasema" lähelle pistorasiaa tai sähköliitäntää, jossa laitteesi voivat olla kytkettynä ja käyttövalmiina.
- Yleensä on parasta käyttää digitaalisia laitteitasi vain silloin, kun ne ovat ehdottoman välttämättömiä. Elektroniikka aiheuttaa myös paljon henkistä sotkua.
Vaihe 4. Pidä laukut ja salkut poissa tieltä
Reput, kukkarot, kannettavan tietokoneen laukut, lounaslaatikot ja muut kantolaukut ovat tilaa vieviä ja vievät paljon tilaa, joten ei ole järkevää peittää niitä työpöydälläsi. Sijoita nämä lisävarusteet muualle, mieluiten työpöytäsi viereen tai alle, missä niihin pääsee käsiksi ilman esteitä. Yritä pakata välttämättömyystarvikkeesi mahdollisimman pieneen pussiin matkalla töihin joka päivä.
- Hyödynnä kaapit tai taukotilat henkilökohtaisten tavaroiden säilyttämiseen, jos yrityksesi tarjoaa niitä.
- Kun varastoit suurempia lisävarusteita lattiatasolle, yritä olla estämättä olemassa olevaa kävelytilaa.
Tapa 3/3: Uusien työkalujen ja resurssien esittely
Vaihe 1. Sijoita paperilokeroon
Jos et vielä käytä paperilokeroa, menetät sekä tärkeää työpöytätilaa että korvaamatonta järjestelytyökalua. Paperilokeroissa on useita tasoja, joiden avulla voit jakaa saapuvat, lähtevät ja kesken olevat asiakirjat, mikä tehostaa työnkulkua suuresti. Tämä tarkoittaa sitä, että sinun ei tarvitse enää koskaan kaivaa läpi pinoa epäjärjestyksessä olevia papereita.
- Harkitse kahden erillisen lokeron käyttöönottoa: toinen nykyistä työtä varten ja toinen tiedostoille, joita et tarvitse, mutta joita ei ole vielä arkistoitu.
- Voit myös käyttää paperilokeroa lajittelemaan ja vastaamaan kasaantuneisiin vastaamattomiin viesteihin.
Vaihe 2. Arkistoi asiakirjat laatikoihin
Paperit, joita et tarvitse päivittäin, voidaan tilata, nitoa tai laittaa manila -kansioihin ja piilottaa etiketöityihin säilytyslaatikoihin. Näille laatikoille voit löytää paikan työpöytäsi tai toimistosi ympäriltä tai yrityksesi määrittämästä asiakirjojen säilytyspaikasta.
- Säilytyslaatikot suojaavat tärkeitä asiakirjoja vaurioilta, roiskeilta ja vahingossa sijoittumiselta tai heittämiseltä.
- Varmista, että kaikki laatikot on merkitty oikein ja arkistoitu järjestelmällisesti.
Vaihe 3. Pidä kirjoitusvälineet yhdessä paikassa
Jotta löysät kynät, lyijykynät ja korostuskynät eivät katoa roskapostin pohjasta, niputa ne yhteen ja ryhmittele ne lokeroon tai kuppien järjestäjäksi. Luo järjestäjälle koti jonnekin työpöydällesi, jotta kirjoitusvälineet ovat aina käden ulottuvilla.
- Hävitä kaikki astiat, jotka ovat rikki, kuivuneet tai joissa ei ole korkkia.
- Muista säilyttää muutama pakkaus kynää ja tussia alalaatikossa, jos loppuu.
Vaihe 4. Ripusta pieni ilmoitustaulu lähelle
Voit käyttää ilmoituksia yksinkertaisella korkkitaululla, kiinnittää Post-It-muistutukset ja pitää kiireelliset asiakirjat näkyvillä. Jos sinulla on toimisto itsellesi, kiinnitä ilmoitustaulu seinälle näkyvään paikkaan. Jos työskentelet jaetussa tilassa, yritä kiinnittää se kennonjakajaan tai jopa työpöydän sivulle.
- Ilmoitustaulut ovat erittäin tilaa säästäviä, koska niiden avulla voit poistaa esineitä työpöydältäsi kokonaan.
- Omien valokuvien tai koristeiden lähettäminen ilmoitustaululle vapauttaa tilaa työpöydälläsi tärkeimmille kohteille.
Vinkkejä
- Puhdista, siivoa ja järjestä työpöytäsi uudelleen parin viikon välein. Ei ole kovinkaan järkevää luoda uutta järjestelmää asioiden pitämiseksi kunnossa, jos et pidä siitä kiinni.
- Kiinnitä huomiota normaaliin työnkulkuun ja tehosta työpöytäsi asettelua ja kokoonpanoa. Tehokas organisointi on jatkuvaa työtä.
- Hävitä aina roska heti. Mitä kauemmin odotat sen heittämistä, sitä todennäköisemmin annat sen olla tarkistamatta.
- Jos työskentelet jaetussa tilassa, katso, olisiko työtoverisi valmis tekemään yhteistyötä kanssasi tilaa säästävien organisaatiotoimenpiteiden ja tallennusratkaisujen keksimiseksi.
